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員工檔案管理辦法規定篇一

第一條 檔案工作任務

1保管員工檔案；

2收集、鑒別和整理員工檔案材料；

3辦理員工檔案的查閱、借用和轉遞；

4通過檔案熟悉員工，為人事工作提供情況；

5逐步實現員工檔案管理工作的科學化和現代化。

第二條 檔案材料內容：

1履歷表；

2自傳；

3鑒定；

4考核材料；

5政治歷史問題的審查及甄別、復查材料；

6參加黨、團材料；

7獎勵及先進事跡材料；

8處分、取消處分材料；

9招聘、轉正定級、吸收錄用審批表、任免報告表、考評技術資格、學位審批表、出國人員審批表、調整工資審批表、離休退休、辭職審批表等；

10其他可供組織上參考的材料，如員工個人寫的思想、工作、學習總結、檢查等。形成以上檔案材料的部門和職能人員應及時將完備的材料轉交檔案室存檔。

第三條 檔案的管理

員工檔案按照管理(任免)權限實行分級管理。

1正、副總監以上領導檔案，報送總公司人事部。

2物業管理有限公司部門經理以下員工檔案，由各單位人事部門自行管理。3根據人事回避原則，檔案管理人員的檔案由人事部領導直接保管。4出國(境)不歸及死亡員工檔案仍按上述分工管理。

5員工辭職、自動離職、開除公職、降名及解除勞動合同后，檔案管理人員于15日內將其檔案轉至戶口所在地的街道辦事處保管。把物業管理站點加入收藏夾

第四條 檔案材料的收集和歸檔

1人事檔案管理人員要根據檔案管理規定，通過有關部門收集入檔材料。有關部門應積極配合，檔案管理人員對歸檔材料應及時歸檔。

2凡歸檔材料，均應認真鑒別，材料應詳實、完整，用鋼筆或毛筆謄寫(不得用圓珠筆、鉛筆等書寫)，并經組織審查蓋章或本人簽字后生效，否則不得歸檔。

3員工檔案必須分類明確，編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

第五條 檔案的保管

1員工檔案由人事部門設專人保管，檔案管理人員必須是中共正式黨員。：考試大

2員工檔案應存入保險柜。檔案室必須堅固適用，有防盜、防火、防潮等安全措施。3對保管的檔案要逐一登記造冊、編號，每年檢查一次，發現缺少，及時查找。4檔案移交要填寫移交清單，交接雙方應共同清點并簽字留據。

5嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其他后果的，視情節輕重，給予嚴肅處理。

6逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。

第六條 檔案的查閱和借用考試大論壇

1外單位前來查閱員工檔案須憑黨組織或人事部門的介紹信、公檢法系統的組織介紹信，并經人事部門領導批準。

2大廈部門領導和黨組織、紀檢人員查閱員工檔案應經人事部門領導批準。

3檔案管理人員應根據主管領導指示提供有關材料。

4員工檔案一般不外借，特殊情況，經人事部門領導批準亦可借閱，但必須嚴格履行登記手續，按期歸還。

5私人不得查閱或借用員工本人及其親屬的檔案。

6查閱檔案必須嚴格遵守保密制度，嚴禁涂改、圈劃、拆換檔案材料，不得向無關人員談論或泄露檔案內容，違犯者將視情節輕重，給予批評教育甚至紀律處分。本文來源:考試大網

第七條 檔案的接收與轉遞來源：考試大

1員工試用期滿轉正后，應及時到人事檔案室辦理檔案調入手續，檔案管理人員接收檔案后應及時進行登記，并將檔案回執及時退回原單位。

2員工調出或辭職后，檔案管理人員要及時辦理檔案轉遞手續。

3員工檔案轉遞應密封，一般應通過機要交通轉遞，也可由組織指派專人傳送，但不得由員工本人自帶。：考試大的美女編輯們

4有關職能部門應及時將員工獎勵材料、入黨團的材料轉交檔案室存檔。

第八條 檔案工作人員守則

1認真學習黨和國家的勞動人事政策、檔案管理規定，不斷提高工作水平。

2熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，提高業務水平和工作能力，努力為人事工作服務。

3保護檔案安全，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案。嚴禁在檔案室用火、吸煙或存放易燃、易爆等危險品。：考試大

4嚴格遵守保密制度，不得向他人提供或泄露檔案內容，無關人員不得進入檔案室。5堅持原則，遵守紀律，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。

員工檔案管理辦法

2007-12-10 13:57

1目的為規范公司員工人事檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤管理，特制定本規章。

2范圍

公司針對所有員工的管理工作均應遵照本辦法執行。

3解釋

人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項的資料。

4權責

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構或人員應在其指導下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負責收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長（含）以上的領導在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。

5工作內容

5.1人事檔案

5.1.1人事檔案的調轉

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內將人事檔案轉入公司。

5.1.1.2人力資源有義務協助員工辦理人事檔案調轉手續。

5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負責按照國家有關法規和文件的規定,定期對員工的人事檔案進行更新、整理。

5.2 人事管理檔案

5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1 人事管理檔案應在員工到職一周內，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。

5.2.1.2 人力資源部對移交的人事資料要依據《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發現有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。

5.2.1.3 對營銷人員、送貨員、外派財務人員等特殊崗位的人員應收取學歷證原件；對外派財務人員還需收取執業資格證、職稱證原件；對營銷人員及非總部財

務人員同時需收取擔保文件。

5.2.1.4 收取員工相關證件時，應向對方出具收據（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。

5.2.1.6 檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。

5.2.2人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經形成，員工所在部門應及時協助人力資源部整理相關資料。

5.2.2.2員工調任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應參照5.2.1.5條款規定交檔。

5.2.3人力資源部本著對員工負責的態度，按照人事檔案管理的有關規定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關規定統一保管。

5.3人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復印管理

5.3.1 有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案：

a.了解所屬員工基本情況；

b.員工晉升、降職；

c.員工獎懲；

d.員工調動。

5.3.2查、借閱及復印人事（管理）檔案的手續

5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續

a.須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。

b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內完成；不準將有關資料私自帶出或復印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續

a.須借閱人員（管理）檔案時，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經有核準權限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續。

b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自復印或轉借他人。c.借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。

d.歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調閱員工人事檔案的,由人力資源部負責與(b)聯系。

5.3.2.3確因工作需要，要求復印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人力資源部長核準方可進行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復印者，應注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。

5.4離職人員檔案的處理

5.4.1 退檔手續的辦理

離職人員持經核準的《離職(調動)交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。

5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應提出書面申請，經所屬一級部部長或單位負責人批準。

5.5.2證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。

5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。

5.6 檔案的統計、清點

5.6.1檔案管理員應及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統計上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。

5.6.3每年一月份，對檔案進行清點。統計上歸檔數、檔案總數、退檔總數、在崗人員檔案數等數據，并與微機存儲數據校對，要求二者一致。

5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調動)交接表》中核準的日期為依據計算；

b.未辦理離職手續但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據開始計算。

5.6.5 每年三月份，對上已超出保存期限的檔案統一進行銷毀。

5.7 本辦法自頒布之日起開始執行。

6.相關表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》

6.2 《人事管理檔案分類目錄》

6.3 《人員薪資/異動變化記錄表》

6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》

員工檔案管理辦法規定篇二

）

實業集團有限公司 員工檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 目的

加強員工檔案信息統一管理，制定規范化、制度化、標準化的管理要求，為集團提供準確的、及時、完整的員工檔案信息。

第二條 定義

員工檔案管理是對所有員工有效信息資料的建立、分類、更新、維護、處理、調用、統計分析過程。

第三條 適用范圍 適用于集團總部。

所屬各公司可參照此制度執行，員工檔案管理工作由相應的人力資源部門專人負責。

第四條 基本原則

（一）保密性原則。員工檔案信息管理部門對所管理的員工檔案信息必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

（二）真實性原則。員工檔案信息的采集必須由本人或所在部門提供，提供的檔案信息應該與本人所持相關證件保持一致，員工檔案信息管理部門應及時對員工檔案信息更行更新，以確保檔案的真實、可靠性。

（三）可控性原則。所有員工檔案的建立、整理、流轉、借閱、銷毀等必須嚴格按規定的流程進行，確保員工檔案信息處于可控狀態。

第二章 員工檔案分類

第五條 員工檔案分類

（一）電子檔案

員工電子檔案信息指記錄用于集團人員統一管理的，但無法

用文本記錄的或不適合文本記錄的各類員工信息。包括：員工指紋信息、員工工號牌、員工工資銀行卡號、各類員工信息報表等。

（二）紙質檔案

紙質檔案是指用于集團人員統一管理而建立收集的有關員工入職及之后的基本情況、證明資料、考核異動、審核審查等文本資料。主要由以下組成：

1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、履歷記錄、自傳資料信息；

2.崗位描述與人員編制信息； 3.員工招聘信息；

4.專業技術職稱聘任信息； 5.員工績效管理信息； 6.考勤管理信息；

7.薪資福利調整信息； 8.合同管理信息； 9.培訓管理信息；

10.員工職業發展信息； 11.員工異動信息； 12.社會保險信息；

13.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的信息；

14.其它相關信息。

第三章 職責權限

第六條 責權劃分

（一）分級管理

1.集團總部、所屬各公司各職能部門負責人（含副職）以上人員檔案，由集團人力資源中心管理。

2.所屬各公司職能部門負責人以下人員檔案遵循本辦法要求，由本級人力資源部門自行管理。

3.集團總部各中心/部門人員檔案由集團人力資源中心管理。

（二）員工檔案建立責任分工

集團總部員工檔案的建立、管理工作由集團人力資源中心專人負責，所屬各公司由其本單位人力資源部門在集團人力資源中心指導下完成對本單位中層及以下員工的檔案建立工作。

（三）員工檔案更新責任分工

集團各中心、所屬各公司指派專人負責本單位員工檔案的收集、更新并將更新后的電子檔案（附件

1、附件2）、紙質檔案按規定時間移交集團人力資源中心。

第七條 調閱權限劃分

（一）副總裁以上級別領導可以調閱所有員工檔案。

（二）人力資源中心主任可以調閱所有員工檔案，其中調閱副總裁以上級別員工檔案需在調閱記錄（附表3）上備案。

（三）人力資源中心人事專員在取得授權后可調閱所有員工檔案并在調閱記錄備案。

（四）各職能部門負責人經審批有權調閱本部門或本系統員工檔案。需調閱其他部門或系統員工檔案須取得授權。

（五）普通員工無權調閱自己或其他員工任何檔案信息。

第四章 員工檔案的收集

第八條 檔案收集

（一）員工檔案收集的內容（具體見第二章第五條）：

（二）檔案收集方式 1.統一收集

由人力資源中心人事專員負責員工檔案信息的采集和收集。2.部門收集

形成檔案的相關部門應按集團人力資源中心規定的填寫要求和日期將本部門新入職（或更新）員工檔案提報集團人力資源中心。

3.個人送交

個人檔案信息發生變化，當事人應及時將本人檔案信息提交人力資源中心人事專員（例：獎、懲記錄、聘任信息、資格認證等）。

（三）檔案收集的要求

1.員工檔案的收集要求完整齊全、真實、文字清楚。

2.員工檔案材料，凡規定由單位蓋章的，必須有單位蓋章；規定要同本人見面的材料（如處分決定、考評反饋等），應有本人簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，需要注明。

3.員工檔案的格式必須按人力資源中心要求嚴格填寫。

4.員工檔案必須分類明確，編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。凡歸檔的紙質資料應統一使用a4規格辦公用紙，用鋼筆或碳素筆謄寫，不得使用鉛筆、紅色墨水及復印紙書寫。

（四）檔案收集工作流程

1.集團總部新入職員工檔案收集流程（1）提供：新入職員工

要求：新入職員工按人力資源中心入職通知要求于入職當日到人力資源中心提供本人檔案信息（含必須提供的電子檔案信息），并在提供的檔案信息上簽字予以確認。新入職員工如因客觀原因不能出具相關檔案信息的在入職一周內補齊。

（2）審核：人力資源中心人事專員對員工提供檔案的真實情況進行審查落實。

（3）整理：人力資源中心人事專員按員工職級及系列等進行相關檔案整理及分類。

2.員工檔案（更新）的收集流程（1）提供：

集團總部：各中心、部室指定對接人。

所屬各公司：本單位人力資源管理部門（行政辦公室）對接人。

要求：各部門按人力資源中心要求收集本部門員工檔案信息，并按規定日期提交人力資源中心人事專員；在人力資源中心形成員工檔案基礎信息后，各部門需按月度將本單位員工異動相關信息按時提交，以保證員工檔案的完整性和準確性。

（2）審核：

集團總部：各中心部門負責人（或指定的對接人）、集團人力資源中心人事專員對員工檔案更新信息進行審核。

所屬各公司：本單位人力資源管理部門負責人（行政辦公室負責人）、集團人力資源中心人事專員對員工檔案更新信息進行審核。

（3）整理：人力資源中心人事專員對更新的人事檔案進行統一整理，分在歸檔保存。

第五章 檔案歸類整理

第九條 檔案的歸檔

（一）人力資源中心人事專員對新歸檔人員資料要進行認真核對，保證資料的真實、清楚、齊備，特別是對任免、職稱、薪資、黨團等資料，發現與介紹情況不符的要及時與有關單位聯系糾正，核實無誤后歸檔；

（二）檔案材料收集、歸檔后，人事專員應在檔案盒（袋）上詳細填寫檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列。

（三）人事專員應及時將檔案信息歸檔記錄并錄入微機，保證紙質檔案和電子檔案信息一致。

（四）人事專員每周統計上周退檔、歸檔人員清單（附表4），退檔員工檔案應單獨存放，月底進行月度匯總報人力資源中心主任。

第十條 檔案保存

（一）條件

員工檔案存放應做到防潮、防曬、防蟲、防盜，保證員工檔案安全。

（二）要求

1.員工檔案的保管應由專人負責，非專管人員不得擅自查閱員工檔案。

2.嚴禁任何人私自保存個人或他人檔案或檔案資料，不得利用檔案資料營私舞弊。對違反規定者，應予嚴肅處理。對違反法律者，依法處理。

（三）保存期限

1.已辦理離職手續的員工，其員工檔案要另行存放，保存期限為一年，以辦理離職手續的日期為準。

2.未辦理離職手續（含死亡）但實際已離開集團的員工，其檔案保存期為二年，以當事人所在部門出具的離開部門的時間為準。

第十一條 檔案資料的銷毀

（一）銷毀條件

當發生員工離職、死亡情況時，集團人事檔案管理部門可對員工檔案按保存期限進行銷毀。

（二）銷毀工作流程

1.申請：人力資源中心人事專員接受掌握員工具體信息，對發生上述情況的員工檔案，提出銷毀申請；

2.銷毀檔案篩選：員工辭職、自動離職、開除及解除勞動合同后，超過一年時，管理檔案的人事專員應于每年12月份對全體員工檔案進行清理，對符合銷毀條件的進行篩選。

3.審核審批：篩選后的員工花名冊報由集團人力資源中心主任審核，人力副總裁審批。

4.銷毀：人力資源中心人事專員根據審批后的花名冊負責退檔銷毀，銷毀檔案要保留目錄。

第六章 檔案借閱應用

第十二條 檔案借閱規定

（一）員工檔案原則上不允許帶出人力資源中心，如因工作需要帶出必須經相關領導批準。

（二）員工檔案在借閱期間禁止涂改、裁剪、撕毀等，確保檔案安全、完整。

（三）借閱檔案必須嚴格按照集團檔案借閱手續辦理，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核實，發現問題及時追查。

（四）因工作需要復制檔案的，須經相關領導會簽后方可復制。

第十三條 檔案借閱流程

（一）借閱申請：由檔案借閱部門負責人或借閱人填寫申請表。

（二）審批：借閱本部門或本系統員工檔案需經人力資源中

心人事專員審核，人力資源中心主任審批；借閱其他部門員工檔案需要人力資源中心中主任審核，人力副總裁審批；因工作需要需復制檔案資料的，需經人力資源中心主任審核，人力副總裁審批。

（三）借取：人力資源中心人事專員審核借閱申請表借閱期限和主管領導簽字無誤后進行檔案借閱手續辦理。

（四）歸還：檔案借閱人（部門）嚴格按申請表借閱期限歸還。

（五）催要：在借閱期限到期前一個工作日，人事專員電話進行提醒，到期當日催還。

（六）存檔：人事專員接到歸還檔案時要嚴格檢查有無缺損、涂改，保證檔案完整的前提下歸檔。

（七）延期：因工作需要不能按期歸還的，檔案借閱人（部門）需在到期前一個工作日內重新填寫借閱申請表。

（八）備案：所有檔案借閱人事專員必須在檔案借閱記錄上備案。

第七章 附則

第十四條 本辦法管理

（一）本辦法由人力資源中心歸口管理，解釋權歸人力資源中心。

（二）以往相關文件自行廢止，現行其他文件與本辦法發生沖突的以本文件為準。

附件1：《員工異動匯總表》

附件2：《月度員工基礎信息匯總表》

附件3：《員工檔案借閱記錄表》

附件4：《歸檔退檔人員清單》

附件5：《員工檔案借閱審批表》

員工檔案管理辦法規定篇三

員工檔案管理辦法

目的為規范公司員工人事檔案管理，變靜態的員工管理為對員工成長過程的動態跟蹤管理，特制定本規章。2 范圍

公司針對所有員工的管理工作均應遵照本辦法執行。3解釋

人事管理檔案：指公司為加強對員工的管理，而建立起來的有關員工基本情況的資料以及歷次考核與異動等項的資料。4 權責

4．1 全體員工人事管理檔案的建立、管理工作由人力資源部人事管理專員負責，各人力資源派駐機構或人員應在其指導下完成所屬單位中層及以下員工的人事管理檔案的建立、更新工作。

4．2 員工的人事資料由員工所在部門負責收集，并填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》移交人力資源部。

4．3 公司員工的人事管理檔案，必須是一級部部長（含）以上的領導在其所屬員工晉升、獎懲、異動、了解基本情況時方有權調閱。5 工作內容 5.1人事檔案 5.1.1人事檔案的調轉

5.1.1.1員工可在被公司正式聘用之日起三十天內將人事檔案轉入公司。

5.1.1.2人力資源有義務協助員工辦理人事檔案調轉手續。5.1.2 人事檔案的管理

人力資源部負責按照國家有關法規和文件的規定,定期對員工的人事檔案進行更新、整理。5.2 人事管理檔案 5.2.1人事管理檔案的建立

5.2.1.1 人事管理檔案應在員工到職一周內，由所在部門負責將員工到職后形成的人事資料收集完整，待員工經試用期考核通過，正式錄用時將其人事資料移交人力資源部。5.2.1.2 人力資源部對移交的人事資料要依據《人事管理檔案分類目錄》進行審核，發現有人事資料不完整的及時向相關單位和人員追索，以確保人事檔案的真實與完整。

5.2.1.3 對營銷人員、送貨員、外派財務人員等特殊崗位的人員應收取學歷證原件；對外派財務人員還需收取執業資格證、職稱證原件；對營銷人員及非總部財務人員同時需收取擔保文件。

5.2.1.4 收取員工相關證件時，應向對方出具收據（一式二份），一份交對方，一份存入檔案袋（盒）查驗。

5.2.1.5人事資料收集、歸檔后，人事管理專員應在檔案袋（盒）上詳細填寫員工姓名及檔案資料清單等內容，依檔案材料分類目錄順序排列，各類資料以形成時間為序，分類裝訂，并注明檔案資料收集、歸檔經辦人姓名。5.2.1.6 檔案管理員應將檔案資料分類存放、嚴格保管。5.2.2

人事管理檔案的健全、更新

5.2.2.1公司員工考核、任免、獎懲、教育培訓、薪資調整、職務異動等人事資料一經形成，員工所在部門應及時協助人力資源部整理相關資料。

5.2.2.2員工調任、晉升、降職、免職等人員異動資料歸檔時,除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第三類外,同時應在《人員薪資/異動變化記錄表》中登記。

5.2.2.3員工薪資變動資料歸檔時，除按資料形成時間順序排列裝訂在檔案第五類外，同時在《員工薪資/異動記錄表》中登記，如因調任、晉升、降職等人事異動涉及薪資變動時，所歸檔資料仍放第三類。

5.2.2.4人力資源部人事管理專員在對收集上來的各項人事資料審核無誤后，應參照5.2.1.5條款規定交檔。

5.2.3人力資源部本著對員工負責的態度，按照人事檔案管理的有關規定，定期填寫《人事（管理）檔案資料移交清單》。

5.2.4 人事管理檔案建立后，由人力資源部按照檔案管理的有關規定統一保管。

5.3

人事檔案及人事管理檔案查閱、借閱及復印管理 5.3.1 有下列情形之一時，方可查、借閱人事（管理）檔案： a.了解所屬員工基本情況； b.員工晉升、降職； c.員工獎懲； d.員工調動。

5.3.2查、借閱及復印人事（管理）檔案的手續 5.3.2.1查閱人事（管理）檔案的手續

a.須查閱人員（管理）檔案時，查閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經人力資源部長簽核后，即可到檔案室查閱所需的人事資料。b.查閱人事（管理）檔案，必須在檔案室內完成；不準將有關資料私自帶出或復印。

5.3.2.2借閱人事（管理）檔案的手續

a.須借閱人員（管理）檔案時，借閱人持所屬一級部部長簽批的《人事(管理)檔案查閱/借閱單》，經有核準權限的人員簽核后，即可到檔案室辦理借閱手續。b.人事（管理）檔案的借閱期限，一般為十五天，特殊情況可延長至一個月。借閱人必須保證人事資料的安全、完整，不準私自復印或轉借他人。

c.借閱檔案人員應按期交還所借閱之檔案，逾期未還者，檔案管理人員有責任進行追索。

d.歸還檔案時，檔案管理人員應依《人事(管理)檔案查閱/借閱單》的記載逐一核對，并檢查檔案資料的完整性，確認無誤后，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》備注欄中注明歸還日期。

e.因工作需要確需調閱員工人事檔案的,由人力資源部負責與(b)聯系。5.3.2.3確因工作需要，要求復印人事資料者，在《人事(管理)檔案查閱/借閱單》上標明，必須經人力資源部長核準方可進行。

5.3.3人事（管理）檔案的借閱及復印者，應注意資料的保密性和安全性。由于不妥善保管造成資料丟失、損壞或不注意保密擅自擴大資料的閱讀范圍影響者，而對當事人造成損失或不良影響者，責任由其個人承擔。5.4

離職人員檔案的處理 5.4.1 退檔手續的辦理

離職人員持經核準的《離職(調動)交接表》到檔案室辦理。

5.4.2 人事管理專員需將離職人員離職資料歸檔，按分類目錄排放裝訂，并在檔案袋（盒）上注明離職日期和原因。5.5 證件的借用、歸還程序

5.5.1因特殊用途需借用人事管理檔案中證件者，應提出書面申請，經所屬一級部部長或單位負責人批準。

5.5.2證件借出期限最長為二個月。逾期未歸還者，按每個證件20元/天計算罰金，罰金從押金中扣除。5.5.3證件的歸還

5.5.4檔案管理員應詳細記錄證件借用者的姓名、部門、借用證件名稱、借出日期、歸還日期等資料，備查。5.6 檔案的統計、清點

5.6.1檔案管理員應及時將人事信息歸檔，及時記錄，及時錄入微機，保證實存檔案信息與微機存儲信息一致。

5.6.2檔案管理員每周一統計上周退檔、歸檔人員清單，每月五日進行月度匯總。5.6.3每年一月份，對檔案進行清點。統計上歸檔數、檔案總數、退檔總數、在崗人員檔案數等數據，并與微機存儲數據校對，要求二者一致。5.6.4人事管理檔案保存期限：

a.已辦理離職手續的員工，其人事管理檔案保存期為兩年，從《離職(調動)交接表》中核準的日期為依據計算；

b.未辦理離職手續但實際已離開公司的人員，其人事管理檔案保存期為三年，以當事人所在部門出具的書面報告中標稱的離開公司時間為依據開始計算。5.6.5 每年三月份，對上已超出保存期限的檔案統一進行銷毀。5.7 本辦法自頒布之日起開始執行。6.相關表單

6.1 《人事（管理）檔案資料移交清單》 6.2 《人事管理檔案分類目錄》 6.3 《人員薪資/異動變化記錄表》 6.4 《人事(管理)檔案查閱/借閱單》

員工檔案管理辦法規定篇四

公司員工檔案管理辦法

為了統一人事檔案信息管理，及時把握員工隊伍的動態，在各部門單位制定原有檔案管理辦法的基礎上，公司采取統一的員工檔案管理流程。相關內容如下：

1、由公司行政部門負責制定公司統一格式的員工檔案表（員工信息登記表和員工入職登記表），并將檔案表格式以電子稿的形式傳發至各部門單位。

2、各部門單位及時協助公司行政部門對現有員工進行詳細的檔案信息登記。登記完畢后，由相關工作人員將已登記的檔案信息表以電子稿的形式傳至公司行政部門備案。

3、針對新進員工，各部門單位應在招聘錄用結束之后，及時按照統一格式填寫、登記新員工的檔案信息，并在第一時間內由本部門單位相關工作人員以電子稿形式傳至公司行政部門，以便公司統一管理。

4、對于離職員工，各部門單位應在員工離職后第一時間將離職員工信息傳至公司行政部門，方便公司及時修改員工檔案。

5、員工工作出現公司內部調整變動時，由所涉部門單位及時填寫相應的工作調動單，并以電子稿的形式傳至公司行政部門，以便公司及時調整員工檔案。

以上內容如有未盡之處，望各部門單位予以協助。

簽發人：

龍輦企業行政辦公室2010.05.31

員工檔案管理辦法規定篇五

員工檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為加強企業員工檔案管理，規范員工勞資關系，為員工的培訓、調配、考核、選拔和任用等提供客觀的依據，根據《中華人民共和國檔案法》的有關規定，特制定本辦法。

第二條 本辦法所指員工檔案是指員工加入公司后，由公司為其建立的工作檔案（包括員工的業務技術水平、工作表現、工作變動、獎懲等情況的文件材料）。員工從公司離職后，員工檔案中的有關材料要裝入其原始人事檔案中隨轉。

第三條 員工檔案管理工作必須貫徹執行國家有關檔案、保密的法規和制度。

第二章 檔案內容

第四條 員工入職履歷材料（編號：hr-pf-01）

收集整理順序為職位申請登記表；身份證、學歷證書、學位證書、資格證書復印件；報到證；解除/終止勞動合同證明；員工面試測評表；員工素質測評表；員工背景調查表；體檢合格證明等。

第五條 員工在職異動材料（編號：hr-pf-02）

收集整理順序為勞動合同；員工登記表；人事通知書；轉正申請表；職務任免決定；員工工資變動表；辭職報告；離職面談記錄等。

第六條 員工考核鑒定材料（編號：hr-pf-04）

按考核時間順序收集整理考核材料，包括員工轉正考核表；月份、季度、績效考評表；因需要進行的不定期考察中形成的考察材料等。

第七條 員工獎懲材料（編號：hr-pf-03）

收集整理順序為獎懲審批表；獎懲決定；事跡報告；個人檢查等文字材料。第八條 員工培訓材料（編號：hr-pf-05）

收集整理順序為新員工職前培訓表；三級安全教育卡；員工培訓記錄表；外派培訓審批表；培訓協議書；培訓后取得的有關成績和評定及證書復印件等。

第九條 職業生涯規劃材料（編號：hr-pf-06）

收集整理核心人才進行的職業生涯規劃材料，包括職業生涯規劃手冊等。第十條 其他可供企業參考的材料（編號：hr-pf-07）

其它對企業發展、員工狀態把握有價值的、有必要保存的材料。

第三章 檔案的整理、保管與銷毀

第十一條 公司管理部門對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。

第十二條 立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的完整、真實、文字清楚、手續齊備，有承辦單位或個人簽字、有形成時間的日期。

第十三條 歸檔的材料，凡規定應由單位蓋章的，須有單位蓋章；規定要同本人見面的材料（如處分決定或意見、考評反饋等），應有本人簽字。特殊情況下，本人見面后未簽字的，需要注明。

第十四條 員工檔案材料的載體一律使用a4規格的辦公用紙（21×29.7cm），材料四周應留出頁邊距。不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和復寫紙書寫。除個人需保存的證件采用復印件存檔外，不得用復印件代替原件存檔。

第十五條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊，對規定的違反人要視情節及產生的后果進行嚴肅處理。違犯法律的，要依法追究其刑事責任。

第十六條 員工從本單位離職后，應將其檔案材料封存并至少保管三年。

第十七條 員工檔案的保管要做好防火、防潮、防蛀、防盜等工作。

第十八條 按規定需要銷毀的檔案材料，必須保留目錄并經公司總經理批準。

第四章 檔案管理

第十九條 集團管理中心及各公司行政人事部門是員工檔案管理部門，具體負責員工檔案材料的收集、鑒別、歸檔、維護及提供查閱和轉遞手續。

第二十條 各公司下屬部門要配合本公司行政人事部門收集員工檔案材料，行政人事部門應及時進行分類歸檔，核心人才的有關檔案材料須交集團公司管理中心存檔。

第二十一條 員工檔案只對行政人事部門工作人員、主管副總經理、總經理公開。因工作需要查閱員工檔案者，必須經本單位總經理書面批準并嚴格遵守公司保密規定和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取或撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴散檔案內容，違者將按產生的后果追究當事人一切責任。

第二十二條 檔案除特殊情況外一般不借出查閱；如必須借出查閱時，查閱人要提出書面申請，并嚴格履行登記手續，限期歸還，并不得擅自轉借他人。

第五章 監督檢查

第二十三條 各公司應加強對員工檔案材料收集歸檔工作的監督和檢查，支持行政人事部門檔案管理人員的工作，保證收集歸檔工作的順利進行。

第二十四條 為維護員工檔案的真實性，各公司對送交的歸檔材料，應嚴格審查，防止不符合歸檔要求的材料進入員工檔案。對偽造檔案材料、涂改檔案內容的，一經發現，予以清除，并根據情節輕重，追究當事人一切責任。

第二十五條 員工檔案管理人員，應忠于職守、熟悉業務、掌握政策、認真鑒別、3

嚴格把關、保守機密、積極主動、認真負責地做好員工檔案材料的收集歸檔和保管工作。

第六章 附 則

第二十六條 本辦法由集團管理中心制定和修訂并負責解釋。第二十七條 本辦法自發布之日起施行。