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廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇一

整理要求

各施工單位、監理單位、設計單位：

為進一步做好工程項目檔案管理工作，省交通廳下發了豫交辦【2011】39號關于下發《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》的通知。對工程項目檔案的驗收提出了明確要求，為貫徹落實好該通知精神，切實做好檔案管理工作，對于s236平郟快速通道的工程技術檔案工作特做以下要求：

一、各有關單位必須加強檔案工作的統一管理，各施工、監理單位應建立健全檔案工作各項規章制度，明確有關領導分管項目檔案工作，并配備專（兼）職資料員，做好日常工作中資料的收集、整理工作，杜絕竣工驗收前突擊整卷。設計、監理及施工單位注意收集在工程建設過程中形成的各種資料，為了保證檔案資料的完整性、準確性及系統性，應加強對施工工地檔案資料管理人員的培訓和教育，使他們盡快掌握和了解公路工程檔案管理的方法和內容。對日常工程檔案的收集整理工作，有關部門要不定期的進行現場抽查，發現問題及時解決。

二、做好平時工作的監督檢查，經常性地督促、檢查、指導。各級領導要對工程項目檔案管理工作引起高度重視。

三、竣工資料的整理方法嚴格按照省廳印發的《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》附件中的各項規定進行整理。

四、根據豫豫交辦【2011】39號關于下發《河南省公路建設項目文件材料歸檔整理規范》的通知，各個項目竣工材料的組卷、分類以及編制檔號等系統化整理工作必須利用計算機檔案管理軟件完成（該軟件是由國家檔案局推薦經省交通廳檔案科考察在全省統一使用的檔案管理軟件）。

五、各項目辦對項目檔案的形成以及利用計算機檔案管理軟件對項目檔案案卷目錄、卷內目錄、光盤的整理制作及移交等工作應做統一安排。

六、各單位在合同段交工驗收前將已經系統化整理的項目檔案連同案卷目錄（含電子版目錄）和案卷編制說明，公路局工程科和監理檢查合格后移交給公路局檔案室，并按照規定辦理移交手續。案卷的編制說明內容包括本合同段項目建設內容，檔案整理執行的標準、項目檔案整理情況及組卷數量，竣工圖編制質量及其他需要說明的問題。

七、檔號的統一編寫部分為：s236pjl/….二〇一四年二月十三日

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇二

云南思瀾二級公路檔案管理辦法

第一章

總則

第一條：為加強建設項目管理，確保建設項目檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，特制定本辦法。

第二條：項目檔案指思瀾二級公路建設項目從籌劃到工程竣工驗收各環節中形成的應歸檔保存的文字材料、圖紙、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。

第三條：凡是參建的各單位、各部門都應學習檔案管理的法律、法規和知識，增強檔案意識，促進檔案收集、管理的高質量。

第四條：檔案管理原則：統一領導、統一管理，實行檔案管理責任制。

第二章

檔案管理分類

第一條：檔案應分項、分細目統一管理，一般分為行政檔案，支付檔案和技術檔案。技術檔案中，計量、質量記錄以開工申請單為單元歸檔；路基、路面、防護工程、排水工程等圖紙及原始記錄分公里歸案；橋梁、隧道圖紙及記錄按橋或隧道歸檔。

第二條：行政檔案

1、與上級主管部門之間來往的函件；

2、與施工單位之間來往的函件、協議、申請批復、會議記錄；

3、內部來往的函件、請示報告、批復；

4、與技術專家，其它第三方的來往函件、協議；

5、會議及常規工地會議記錄； 第三條：支付檔案

1、價格調整的有關憑證和費用計算；

2、各類支付證書；

3、工期進度月報表；

4、保險單及支付收據；

5、廢置工程金額計算表；

6、設計變更批復的費用計算；

7、額外或緊急工程的費用計算；

8、其它的費用支付憑證； 第四條：技術檔案

1、施工設計圖表

2、變更設計圖表

3、檢查記錄

4、試驗記錄

5、驗收記錄

6、質量事故記錄

7、竣工圖表

8、其它

第三章

檔案機構、人員及其職責

第一條：思瀾二級公路建設指揮部成立項目檔案管理領導小組，負責對思瀾二級公路建設項目檔案實行統一領導和管理。

第二條：檔案管理小組組長：

雷國方

副組長：閆興

組員由各處室、各科室負責人組成。檔案管理領導辦公室設在總工辦并由其承辦具體業務，主任由總工辦主任兼任，專業檔案管理員：楊騰

檔案兼職管理人員： 陳陸

綜合辦：陳陸

合同處：李偉

征遷處：杜慶春

后勤財務處：吳忠華

技術質量管理處：杜軍

物資處： 何忠宏

總監辦：雷國方

中心試驗室：楊美鳳。

以上各處室負責其處室職責范圍內的檔案收集、整理立卷工作，并妥善保管尚未移交檔案室的檔案資料，并按上級部門相關要求匯報和上報項目建設情況和項目建設的相關資料，在業務上接受專職檔案管理人員的監督和指導。

第三條：各處室、現場服務處、施工單位項目部、監理組應參照指揮部的檔案管理機構設立檔案管理領導小組，管理好各自職責范圍內的檔案資料。

第四條：檔案管理領導小組組長、副組長對檔案管理負領導責任；各處室負責人、現場服務處、施工單位項目部、監理組檔案管 3 理領導小組長對分管范圍內的檔案管理負分管領導責任；總工辦主任對檔案管理負具體責任；專兼職檔案管理對所管檔案負具體管理責任。

第四章

檔案管理

第一條：項目檔案工作與項目建設同步進行。指揮部各處室、施工單位項目部、各監理組應在各自職責范圍內做好平時檔案資料的收集、整理、立卷、保管工作。

第二條：各現場指揮部和各處室檔案管理機構和專、兼職檔案管理負責其職責范圍內的檔案收集、鑒定、整理、補遺和保管未完工程（項目）的檔案。重要檔案原件送檔案室保管，處室日常使用復印件備查。

第三條：總工辦內設管理室，由專職檔案員負責檔案室的集中統一管理。凡是已完工程、項目及形成完整資料的檔案，應移交檔案管理室統一管理。各處室、如工作需要可以借閱，或使用復印件。

第四條：專職檔案管理員負責將接收的檔案按有關規定進行細致的整理、分類、組合、排列和編目，做到整齊規范、查閱準確迅速、最終達到項目竣工時的檔案驗收。

第五條：建立借閱制度。各部門臨時保管的檔案由部門負責人批準后借閱；從檔案管理室借閱的由總工辦主任批準后借閱；外單位、外系統人員因工作需要借閱檔案資料，需經檔案領導小組組長 4 批準，并辦理借閱手續后方可借閱。

第六條：歸案文件材料的范圍、歸檔案卷質量、數量符合《云南省干線公路建設項目檔案管理辦法》的規定。

第七條：各處室對檔案管理要高度重視，加強管理。檔案管理室應做好防蟲、防鼠、防塵、防火、防盜工作，確保檔案的安全。

第五章

獎罰措施

第一條：對項目建設中形成的應當歸檔的文件、資料擅自銷毀、刪除、偽造、轉讓、據為已有或因管理不善、疏忽職守造成檔案損失時，對當事人給予行政處分和經濟處罰。

第二條：檔案管理領導小組每半年組織一次檢查考核。經考核達標的單位，部門給予適當的獎勵并通報表揚；對不達標或檔案管理出現失誤，造成不良影響的單位、部門及其責任人責令整改，給予經濟處罰和通報批評。

第六章

附

則

第一條：公路建設項目檔案管理規定按國家、省廳的各項有關規定執行。

第二條：本辦法自發布之日施行。

思瀾二級公路建設指揮部

二○○六年十一月三十日

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇三

河北省高速公路建設項目檔案管理辦法

第一章 總則

第一條 為規范我省高速公路建設項目檔案管理工作, 確保工程檔案的完整、準確、系統和安全,充分發揮工程檔案在工程建設、管理、工程維護和改建和建中的作用, 根據國家檔案局、發展和改革委員會 ?重大建設項目檔案驗收辦法?(檔發〔2006〕2號),交通運輸部?公路工程竣交工驗收辦法實施i細則?(交公路發〔2010〕65號)、?公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法?(交辦發〔2001〕390號)、?交通檔案管理辦法?(交辦發〔2005〕431 號)、?交通建設項目檔案管理登記辦法??交通建設項目檔案專項驗收辦法?

?交通檔案進館辦法?(交辦發(2007〕436號)、省檔案局、省發展和改革委員會?河北省重點建設項目檔案驗收管理辦法?(真檔發〔2009)40號), 以及省交通運輸廳?河北省交通檔案管理實施細則?(冀檔發〔2008〕46號)等有關規定, 結合我省實際制定本辦法。

第二條 本辦法適用子全省高速公路建設項目檔案管理工作。高速公路大、中修工程和其它等級公路建設項目可參照執行。

第三條 高速公路建設項目檔案管理, 是指對高速公路工程建設項目自立項到竣工驗收期問的文件材料進行全程收集、整理、歸檔、保管和使用過程。

第四條 本辦法所稱高速公路建設項目檔案是指高速公路項目建設過程中,自立項、工程可行性研究、評估、勘測、設計、施工、監理、交工、試運行、竣工等工作活動中形成的應當歸檔, 并經系統整理歸檔的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像資料、電子文件以及其它不同載體形式的歷史記錄·。

第五條 本辦法所稱項目法人, 指負責管理高速公路建設項目的省高速公路管理局(集團)和各設區市交通運輸局有關單位;.項目管理執行機構,指代表項目法人實施高速公路項目建設的管理部門。

第二章 管理及職責

第六條.高速公路建設項目檔案遵循統一管理、分級負責的原則,實行項目法人負責制。省交通運輸廳負責高速公路建設項目檔案管理的統一部署和組織領導。項目法人對所轄項目管理執行機構和各參建單位的建設項目檔案進行監督、指導、咨詢和檢査,具有領導、監督職能。項目管理執行機構負責做好本高速公路建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作,負責組織、協調和指導各參建單位的項目文件材料的收集、整理、歸檔工作。建設項目發包給承包方時, 應當在有關合同中明確寫明高速公路工程檔案材料的形成.、整理及檔案數字化的要求, 與工程建設同步進行, 保證高速公路建設項目文件材料收集、立卷、歸檔的及時、準確、完整、系統。高速公路建設項目檔案,接受省級以上檔案行政管理部門的檢査和指導。

第七條 為提高我省高速公路建設項.目檔案管理水平,提高管理效率,省交通運輸廳依照交通運輸部?交通建設項目檔案管理登記辦法?,對高速公路建設項目檔案管理工作實行初、中、末登記、抽査制度:(-)開工備案。在高速公路建設項目開工六個月內, 由項目法人負責進行檔案人員培訓,對項目的檔案組織領導、人員配備、管理制度、安全保管條件等方面進行前期指導。填寫交通建設項目檔案管理登記表一(附件1),報省廳檔案管理部.門備案。

(二)施工中期檢査。在各合同段交工驗收過程中, 由項目法人對項目管理執行機構和項目各參建單位的檔案形成情況進行檢査, 填寫交通建設項目檔案管理登記表二(附件2),報省廳備案,以保證工程建設項目文件材料的收集、整理和歸檔工作與工程建設同步進行。.省廳對項目進行重點抽査。

(三)預驗收。檔案專項驗收前3個月,由省交通運輸廳組織項目檔案預驗收。預驗收成員由省交通運輸廳和項目法人組成。重點對建設項目檔案的完整性、準確性、系統性和檔案質量狀況進行檢査(檢査內容及標準見附件3), 指出改進意見和建議, 對正式驗收的各項工作進行安排部署, 做好驗收準備。

第八條 各項日管理執行機構和各參建単位應在項目建設一開始就建立項目檔案工作管理網絡, 確定檔案工作分管領導, 明確管理部門, 配備具有相關專業知識、能夠適應高速公路建設項目檔案管理的專(兼)職人員,并保持其穩定。

第九條 項目法人単位及項目執行機構需配備必要的計算機等設備, 建立和完善適合高速公路建設項目檔案管理工作的檔案管理軟件和項目檔案登記系統, 以實現高速公路建設項目檔案管理和登記手段的現代化。檔案管理軟件參照省廳檔案管理系統, 由項目法人組織實施。第十條 項目管理執行機構和各參建單位應設置與工作相適應的檔案庫房, 配置必要的檔案裝具和設各, 特別是重點和珍貴檔案必須采取有效措施加以保護。紙質檔案和其它載體檔案編制數量一般不少于二套。項目法人、項目接管(養)單位各一套。.第三章 業務管理.第十一條 建立健全高速公路建設項目文件材料平時收集歸檔制度和預立卷制度, 按照項目的不同階段文件材料產生的自然過程, 分別做好預立卷工作。其中,合同段應按施工準備、単位(分部、分項)工程施工工序及交工驗收文件材料的自然形成過程, 分門別類, 做好-同步收集歸檔和預立卷工作。

第十二條 項目管理執行機構組織各合同段項目交工驗收前, 應組織各參建単位按照國家相關要求做好文件材料收集、整理及歸檔工作, 經審核符合檔案整理規范要求后, 接收各合同段經系統化整理的工程檔案和案卷目錄, 認真填寫建設項目.檔案接收審核單(表樣見附件4)。凡未完成項目檔案整理和移 交手續的,項目法人不得組織交工驗收。

第十三條 高速公路建設項目立卷歸檔工作按照“誰形成誰負責”的原則, 由建設項目文件材料的形成(利用)單位或部門負責。項目文件材料的收集、整理、歸檔工作,不得委托中介機構進行參與。

第十四條 建設項目檔案整理應遵循高速公路建設項日文件材料的自然形成過程和成套性原則,分類科學,收集系統編目規范,便于保管和利用。

第十五條 項目設計檔案的收集、整理、歸檔工作應嚴格按照項目設計文件材料的收集和歸檔范圍,做好相關文件的收集、整理、歸檔工作,保證設計檔案資料的齊全、完整。

第十六條 施工單位應負責本合同段施工過程中形成的文件材料的收集、整理、歸檔工作,將檔案編制工作納入施工管理職責范圍,并接受監理單位、項目管理執行機構的監督、檢査。第十七條 監理単位在保證工程建設項目監理檔案資料完整、準確、規范的同時,應及時督促、檢査所負責施工単位的檔案資料形成、收集、整理、歸檔工作。

第十八條 各參建単位在向項目管理執行機構移交紙質檔案及其它載體檔案的同時, 須同時移父經數字化加工的電子檔案。檔案數字化制作應符合國家有關數字化檔案的質量規定要求。

第十九條 項目管理執行機構負責對移交的全部檔案按照工程進展的自然過1fi呈 , 對已經整理好的案巻進行系統化排列。其中施工階段的檔案, 以各施工標段系統化排列為基礎,依路線進行方向,按照路基(含橋梁、隧道等)、路面及其它附屬設施進行排列, 編制檔號, 匯總、打印案卷目錄, 完成項目檔案的編制工作(檔案的編制符合國家標準)。

第二十條 項目管理執行機構在接收各參建單位電子檔案時, 要檢査電子檔案的真實性與完整性,做到數據完整、內容準確、.清晰,與卷內目錄和案卷目錄一一對應。

第二十一條 項目法人應按照?交通建設項目檔案管理登記辦法?和省重點建設項目檔案登記要求, 依照項目檔案登記工作管理權限, 及時填報“交通建設項目檔案管理登記表”和 “河北省重點建設項目檔案登記表” 向相關單位報送。

第四章.驗收和移交

第二十二條 高速公路檔案專項驗收是項目竣工驗收的重要組成部分, 未經檔案專項驗收或驗收不合格的項目, 不得進行項目竣工驗收。項目檔案專項驗收應在項目竣工驗收3個月別完成。.第二十三條 高速公路建設項.目檔案按照項目管理權限組織建設項目檔案專項驗收。交通運輸部批準初步設計的工程建設項目, 按照?交通建設項目檔案專項驗收辦法?,由父通運輸部檔案館組織項目檔案專項驗收。省發展和改革委員會審批初步設計的工程建設項目, 按照 ?河北省重點建設項目檔案驗收管理辦法?,由省檔案局、省交通運輸廳負責組織項目檔案專項驗收。檔案驗收時,需同時提供檔案管理備案登記表、施工中期檔案登記表、建設項目檔案接收審核單。.第二十四條 高速公路建設項目通過竣工驗收三個月內,由項目法人監督, 項目管理執行機構向相關単位辦理建設項目檔案移交手續。項目法人保存項目檔案原件,接管(養)単位保存復印件;向省交通運輸廳移交項目數字化檔案和電子目錄。.第二十五條 各級高速公路建設項目,均按照交通運輸部?交通檔案進館辦法? 中 “公路工程檔案進館范圍”要求, 向省交通運輸廳移交復制的建設項目檔案。凡列入國家公路建設國道主干線的項目檔案, 需多復制一套, 交通運輸部、父通運輸廳各保存一套。

第五章 附則

第二十六條 本辦法由省父通運輸廳、省檔案局負責解釋。第二十七條 本辦法自公布之日起執行。

附件河北省高速公路建設項日檔案預驗收基本內容及標準

附件 河北省高速公路建設項日檔案預驗收基本內容及標準

一、建立了完善的項目檔案管理體制

(-)建立了有單位領導分管、部門領導主管的項目檔案管理工作機構, 配備了業務素質好、工作責任心強的專兼職檔案工作人員;.(二)項目檔案工作納入了項目建設管理程序, 與項目建設實行同步管理, 實行了項目檔案工作領導責任制和相關人員崗位責任制, 并采取了有效的考核措施;(三)根據國家檔案工作法律法規, 結合單位實際建里健全了項目檔案工作的各項規章制度;(四)項目檔案工作實行了統一管理, 對本単位各部門和各參建単位進行了有效的監督、指導;(五)各參建單位項目文件材料的收集、整理和歸檔納入了合同管理,要求明確,標準統一,控制措施有力;(六)檔案工作經費充足,設施完備,能保證正常工作需要。

二、項目文件材料的收集、整理、歸檔以及項目檔案的完整性、準確性、系統性符合國家標準和規范要求

根據?國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范?(da/t28-2002)、交通運輸部?公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法?(交辦發.〔2001〕390 號)基本要求,在建設單位積極有效的統一管理下,各門類、各參建単位項目文件材料收集齊全, 整理規范, 歸檔及時, 最大限度地保持了文件材料的完整性、準確性和系統性。(-)項目檔案的完整性。從項目申請立項,到項目交工驗收,各類文件材料齊全完整。

1.前期文件: 項目立項依據性文件、項目管理文件等;2.設計文件:工程勘測資料;初步設計及審批文件;施工圖設計及審批文件等;3.施工技本文件:工程準備定位測量、地質勘探資料;質保書、試驗報告;隱蔽工程驗收記錄,工程記錄及測試、沉降、位移、變形、.監測記錄;圖紙會審、變更設計通知単、技術核定單位等修改依據;工程質量事故報告及處理記錄;工程質量檢査、評定資料;設備、管線及電氣、儀表施工安裝記錄、質量評定、事故處理報告等;4.竣工文件:工程說明、竣工圖、測試記錄、隨工檢査簽證、工程變更單、重要工程質量事故報告等;5.監理文件:監理通知、備忘錄、報告、會議紀要;施工質量分析;監理計劃、監理細則;合同管理文件、五控制文件、協調文件等;6.設備文f牛:設備、材料采購合同、出廠質量合格證明;設備、材料裝箱単、開箱記錄;設備圖紙使用說明書;設備安裝調試記錄等;7.驗收文件:各參建單位工作報告,質量監督部門質量監督報告;試運行記錄、檢測、觀測記錄及成果報告、缺陷整改文件材料;各相關專項驗收文件等;8.聲像檔案:施工前舊貌、開工儀式、施工過程、隱蔽工程、領導視察等聲像材料;9.項目建設過程中產生電子文件, 按電子文件歸檔與管理規范及時進行了歸檔;進行了數字化加工掃描, 掃描圖像清晰, 并有相應的紙制文件。

(二)項目檔案的準確性。各門類檔案內容數據真實一致, 手續完備;卷內目錄詳實;案卷題名簡明、準確;檔案目錄與歸檔文件關系清晰;竣工圖加蓋竣工圖章或全面反映審核簽署情況,內容翔實,圖物相符,真實反映了項目竣工時的實際情況。

(三)項目檔案的系統性。項目檔案分類科學,組卷規范、合理,各級類目設置清楚,能反映工程特征和工程實況;遵循文件材料形成規律,保持了卷內文件材料的系統聯系;卷內文件編號條理,排列有序;案卷封面、卷內文件目.錄、備考表填寫規范、清晰。符合國家要求。

三、項目檔案的安全保管(-)項目檔案庫房、辦公室、閱覽室實行了三分設;檔案庫房安裝了空調、配備了滅火器、去濕機、溫濕度計,采取了抗震、防盜、防火、防水、防潮、防霉、.防塵和防污染、防蟲、防鼠、防高溫、.防光等保護措施,保證檔案實體和信息安全;(二)配備了計算機、復印機、t1描儀、照相機、錄像機等必要的辦公設備, 安裝使用了專門的檔案管理軟件, 建立了案卷級機讀目錄數據庫, 基本實現了計算機檢索、統計和利用檔案;(三)文件材料書寫材料符合耐久性要求, 沒有熱敏紙以及船筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡;(四)檔案拒架、卷盒等牢固、美觀、實用,數量充裕且質量好,符合國家要求。

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇四

檔案管理辦法

第一章

總則

第一條 為加強xx公司及所屬公司檔案的管理，進一步提高檔案的管理水平，更好地為公司的發展和經營管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《企業檔案管理規定》、《國有企業資產與產權變動檔案處置暫行辦法》及《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等有關規定，結合企業實際，制訂本辦法。

第二條

本辦法適用于集團本部及所屬公司。

第二章

檔案管理體制

第三條 集團所屬公司應將檔案工作列入企業發展規劃和工作計劃，制定企業檔案發展規劃和計劃，并確定一名單位領導分管檔案工作。

第四條

集團本部辦公室配備專職檔案人員，負責集團本部全部檔案、拆遷檔案及清算、撤銷公司檔案的管理工作，并對系統所屬公司的檔案管理工作進行業務指導、監督和檢查。

第五條

集團所屬公司要配備相應的專（兼）職檔案人員，負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、歸檔以及檔案數字化的組織與實施工作。

第六條

集團本部及所屬公司檔案實行統一管理，分級保存。集團本部屬于公司存檔的檔案由集團專職檔案人員統一保存，所屬公司檔案由本單位專（兼）職檔案人員統一保存。不得由經辦部室或個人分散保存，任何個人不得將企業的檔案材料據為己有。

第三章

檔案歸檔范圍

第七條

檔案歸檔范圍是指集團本部及所屬公司自籌建以來各種活動中形成的具有保存價值的各種形式的記錄，包括紙質檔案、電子檔案、照片檔案、磁性載體檔案及實物檔案等。

第八條

歸檔文件材料的主要來源

（一）集團及所屬公司各職能部室形成的文件材料；

（二）集團及所屬公司和派出機構上報的文件材料；

（三）集團及所屬公司投資的全資、控股、參股公司提交的文件材料；

（四）集團及所屬公司參與的合作項目按要求提交的文件材料；

（五）集團及所屬公司外購設備所帶來的文件材料；

（六）集團及所屬公司執行、辦理的外來文件材料； 第九條

集團本部文件材料的歸檔分為公司存檔及部門存檔兩部分。部門存檔的文書檔案，按標明的保管期限由責任部門負責保管，期滿后經本部門經理和主管經理批準后自行銷毀。系統所屬公司可參照執行。

第四章

文件材料的形成、積累、歸檔和移交 第十條 文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入各部門工作計劃和有關人員崗位職責。系統所屬各檔案部門或專（兼）職檔案人員負責本公司文件材料的立卷歸檔工作，并對其所屬公司的檔案工作進行指導、監督與檢查。

第十一條 歸檔時間

（一）集團本部各職能部室定期將屬于歸檔范圍的各類檔案原件（定稿）或電子文件移交專職檔案人員歸檔, 系統所屬公司可參照執行。

（1）蓋章存檔文件一周內歸檔；

（2）部門形成的應歸檔文件應在該項目結束后的一個月內歸檔；

（3）上級批復、股權類、產權變動及等重要文件隨時歸檔；

（4）黨群類文件應于次年三月底前歸檔；

（5）因公外出參觀學習、考察及參加各種會議的文件材料，應按照文件歸檔范圍的要求隨時歸檔。

（二）會計檔案應由本單位財務部門按照《會計檔案管理辦法》（財會字?1998?32號）的要求立卷歸檔。

（三）基建工程項目檔案或市政檔案，應在項目竣工后三個月內歸檔，周期長的可按工程進度分階段歸檔。

（四）集團本部及所屬公司應于每年6月底前完成上全部實體檔案的歸檔與數字化工作，并于7月底前將電子數據報集團備份。集團辦公室將于每年8-9月對所屬公司上的檔案工作情況進行檢查，并通報結果。

第十二條 歸檔要求

（一）歸檔的文件材料必須按其形成規律，保持其有機聯系，并確保歸檔的每份文件、每個事由的文件其內容完整無缺，各項簽字手續完備；

（二）歸檔的文件材料須為原件，各職能部室應自行留存復印件備用。如因特殊情況歸檔文件為復印件的，必須注明原因及原件的去向，并有經辦人簽字；

（三）各類文件材料歸檔份數一般為一式一份，具有重大意義的文件應同時保存歷次修改稿，重要的或利用頻繁的或有專門需要的可復制若干份歸檔；

（四）照片、錄音、錄像帶等檔案可在工作或活動結束后隨時歸檔，但必須附文字說明，其內容包括：事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六要素。

（五）歸檔的文件材料，其載體和字跡應符合耐久性要求，易于長久保存。

（六）電子文件的歸檔實行“雙套制”，即紙質檔案與電子文件同時歸檔。

（七）電子文件還應做好網絡歸檔和脫機載體同時歸檔，即電子文件進行網絡歸檔的同時，必須將電子文件拷貝（刻錄）至耐久性好的載體（如只讀光盤或移動硬盤）上進行脫機載體歸檔。歸檔的光盤至少一式兩份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三條 檔案的接收與移交

專（兼）職檔案人員接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門或個人應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在部門經理及檔案人員共同簽字后，存檔備查。

第五章

檔案的分類管理與保管

第十四條 集團本部文書檔案依據《歸檔文件整理規則》（da/t22—2000）的要求，按照—問題—保管期限法進行分類；著錄方法按照《檔案著錄規則》（行業標準da/t18—1999）執行。系統所屬公司可參照執行。

基建工程檔案或市政檔案，具體歸檔范圍及要求見《建筑工程資料管理規程》和《市政基礎設施工程資料管理規程》。

聲像、照片或電子檔案等其他載體檔案，應依據《照片檔案整理規范》、《磁性載體檔案的管理規范》、《電子文件和電子檔案管理規范》的要求執行。

第十五條 系統所屬公司應根據檔案數量，設置必需的檔案專用庫房和專用檔案柜架，庫房的設置應符合“防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲”等“八防”要求，同時要符合消防及溫、濕度等規定，檔案的排架方法要科學和便于利用。

第十六條 要定期清理、核對室存檔案，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案要及時進行修復。

第六章

檔案的借閱、開發和利用

第十七條 檔案的借閱

（一）集團本部人員可直接借閱本部門業務范圍內的檔案資料。如借閱非本部門文件時，需履行檔案借閱手續，填寫《檔案借閱申請單》。借閱股東會、董事會文件需董事長審批；借閱黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需借閱人所在部門主管經理審批同意后即可辦理借閱手續。

文件正式下發或蓋章之日起三個月內，可借閱文件原件。超過三個月時，文件將完成電子檔案錄入，原則上不再查詢文件原件，只可通過檔案系統查閱電子檔案。

以上規定系統所屬公司可參照執行。

（二）檔案資料原則上不外借，因特殊情況上級單位、股東單位及其它外單位確需調閱檔案時，必須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《檔案借閱申請單》，經辦人、經辦部門經理及經辦部門主管經理簽署意見并報總經理和董事長批準后，在經辦人的陪同下方可調閱紙質復印件，不得借用電子文件。如需外借檔案原件時，必須由本公司相關業務部門的經辦人簽字辦理借閱手續，且檔案原件借出時間不得超過一周，如到期不能歸還需繼續借閱者需辦理續借手續，并確保檔案的完整與安全。

（三）外部董事、公司監事會成員因履職需借閱公司檔案，由公司董秘負責協助辦理相關手續。

（四）查考、借閱檔案原件，必須愛護檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發現損壞、丟失和泄密，應追究當事者責任。

（五）各職能部室對利用率高、查閱頻繁的文件需留存復印件，以備查閱，并嚴格執行公司保密制度，確保文件資料的安全。

（六）電子檔案按權限檢索、查詢，無權限查閱文件的用戶，在網上填寫借閱申請，通過審核批準后查閱。

第十八條 檔案的開發和利用

系統各公司檔案管理部門應根據本公司的中心工作，積極開展檔案信息的編研和開發利用工作，對檔案進行加工整理、匯編專題資料或編制工程項目簡介等，更好地利用檔案信息資源，以滿足本公司生產、經營、管理和發展的需要。

第七章 檔案的鑒定與銷毀

第十九條 檔案的保管期限

文書檔案保管期限分為永久、30年和10年，其它各門類檔案的保管期限參照各門類檔案的具體規定執行。

第二十條 檔案的鑒定與銷毀

（一）對超過保存期限且沒有保存價值的檔案進行鑒定。鑒定工作由鑒定小組負責，鑒定小組由各檔案形成單位的主管經理、專業技術人員和檔案人員共同組成，對鑒定結果寫出書面報告。

（二）對需延長保管期限的檔案交本單位專（兼）職檔案人員統一保管，并在案卷備考表中注明。對應銷毀的檔案，要編制《檔案銷毀清冊》一式兩份，經集團總經理批準后報區檔案局備案，得到區檔案局批準后方可到指定地點進行銷毀。

（三）對保管期滿但沒有了結債權債務的財務檔案，要適當延長保管期限，待了結后再銷毀。銷毀會計檔案須經區財政局批準并備案。

（四）銷毀檔案必須嚴格、嚴肅、慎重。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，銷毀清冊要永久保存。

第八章 檔案信息系統的維護與管理

第二十一條 集團信息技術部負責系統信息化的管理工作，所屬公司應按照集團檔案信息化的統一安排，逐步實現各門類檔案的電子化管理。

第二十二條 集團信息技術部負責檔案信息系統的數據備份、技術支持與安全運行維護。

第二十三條 集團本部專職檔案人員負責檔案信息系統具體實施的各項工作，主要包括：

（一）負責劃分集團本部人員的使用權限并進行授權;

（二）在集團信息技術部的配合下，負責系統所屬公司用戶組的設置與使用權限的管理；

（三）負責定期收集各功能模塊的使用意見及改進需求，及時反饋并協調軟件公司進行檔案信息系統的完善與升級工作；

（四）負責督促與檢查系統所屬公司檔案數字化的實施，以及完成后電子數據的上報備份工作。

第二十四條 所屬公司應指定專門部門（或專人）負責本公司檔案信息系統的管理工作，主要包括：

（一）負責按照集團的統一安排與部署，組織實施與推進本公司檔案信息系統的上線運行工作；

（二）負責本公司各門類檔案的目錄數據庫與圖像數據的掛接、存儲以及數據備份，并于每年7月底前完成上一檔案數據的更新工作；

（三）負責對本公司電子檔案信息的及時性、準確性進行監督與檢查。

第九章 審批過程中文件的管理

第二十五條 審批過程中的文件管理由該文件起草部門的兼職檔案員負責。

第二十六條 審批過程中的文件原則上不得借閱，如因工作需要必須使用時要履行借閱手續，填寫《文件資料借閱申請單》。

（一）借閱審批過程中的股東會、董事會文件需董事長審批；借閱審批過程中的黨委會紀要（記錄）需黨委書記審批，借閱其他文件時需履行以下審批手續：

1.集團本部人員借閱時，由借閱人、借閱部門經理及借閱部門主管經理簽字同意后，經存檔部門經理同意即可到存檔部門兼職檔案員處辦理借閱手續。

2.外單位借閱時，須持單位介紹信，由本公司相關業務部門填寫《文件資料借閱申請單》，經借閱部門經理和主管經理簽署意見后報總經理批準，方可借閱。

（二）對于企業章程、股東會、董事會、黨委會、公司級各種會議紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告以及公司各種戰略研究報告、各種投資決策、各種經濟分析報告、公司大事記、公司志等重要文件，只可借閱紙質文件，有文件綱要的只提供文件綱要。

第二十七條 審批過程中的文件不得借用電子文件，只能借用紙質文件。如果需要開發利用或會議使用，只能使用文件復印件，文件全文不對外借閱或發放（會議文件可向主要領導發放，會議結束要收回；研討會只發文件綱要的紙質復印件）。

第十章 被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業

檔案的管理

第二十八條 管理職責

（一）集團本部專職檔案人員負責對被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案工作進行指導、監督和檢查。

（二）系統所屬被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業應指定專（兼）職檔案人員負責本公司形成的應歸檔文件材料的收集、整理、立卷歸檔以及檔案數字化的交接實施工作。

第二十九條 檔案的歸屬和流向

（一）被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案由所屬企業的上一級公司負責集中統一保管。

（二）合并企業，即一個公司并入另一個公司或幾個公司合并重組為一個新公司的，其檔案材料應移交給合并后的公司集中統一管理。第三十條 歸檔范圍

應歸檔的文件材料可參照第八條的規定執行，但歸檔的文件中必須包括以下文件：

（一）營業執照、組織機構代碼本、稅務登記證等憑證類文件；

（二）企業章程、股東會、董事會、經理辦公會紀要（記錄）、工作總結、財務分析報告等決策性文件；

（三）實施方案、主管部門意見、請示、報告及上級審批文件、資產評估報告、驗資報告、合同、協議等資產類文件；

（四）職工安置方案、安置協議、公證書、花名冊等材料；

（五）遺留問題的善后處理文件；

（六）法律依據文件、工商注銷文件及交接憑據等文件；

（七）其它具有保存價值的文件材料。

第三十一條 歸檔時間、內容與要求

（一）歸檔時間

清算、轉讓、撤銷程序全部完成后，應歸檔的文件要在三個月內完成向上一級公司檔案管理部門的移交歸檔工作。

合并企業文件材料的收集整理應與企業合并的實施進程同步進行，并在企業完成合并的一個月內的完成檔案的移交歸檔工作。

（二）歸檔內容

1.集團所屬二級公司被清算后，歸檔的文件材料應按第三十條規定全部上交；

2.集團所屬參股企業被清算或集團參股股權完全轉讓時，歸檔的文件材料為紙質的歷屆股東會或董事會文件；

3.集團所屬企業股權全部轉讓及企業控股權轉讓出集團的，被轉讓企業應將股東會、董事會、經理辦公會紀要、投資決策、工作總結、財務分析報告、歷史變更及重要的財務文件掃描成電子文件移交上一級公司，檔案原件移交接收企業。

（三）歸檔要求

1.被清算企業、轉出的企業、合并、被撤銷企業的檔案歸檔要求應依據本規定之第十二條的要求執行；

2.被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的上一級公司檔案部門接收檔案時，要認真驗收并辦理交接手續。歸檔部門應填寫檔案移交清單，一式兩份，交接雙方按清單清點清楚后，由移交人、移交人所在公司經理共同簽字后，進行移交；

3.向系統外移交檔案時，所移交檔案的目錄必須經集團總經理或被授權人的批準后方可對外移交，并辦理移交手續。

第三十二條 集團及所屬公司接收的被清算企業、轉出的企業、被撤銷企業的檔案的原件或電子文件作為封存檔案管理，原則上不提供調閱。如特殊情況需調閱時，必須填寫《檔案借閱申請單》，經調閱人及其公司經理簽署意見后，報集團總經理同意，方可調閱。

第十一章 附則

第三十三條 本辦法由xx公司經理辦公會審議通過，自下發之日起執行。

第三十四條 本辦法由xx公司xx部門負責解釋和修訂。

廣東省公路工程檔案管理辦法 公路工程檔案篇五

會簽日期：2016-8-12

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東營市俊源石油技術開發有限公司

檔案管理制度

第一節 總 則

第一條 為規范東營市俊源石油技術開發有限公司的檔案管理，提高檔案管理水平，充分發揮檔案在公司經營管理中的作用，維護公司利益，防止重要文件、資料的遺失，結合公司實際情況，特制訂本制度。

第二節 管理體制和職責

第二條 公司設置檔案室及專職檔案管理員，檔案管理員須保持相對穩定，調動工作時，須對檔案裝具、設備和檔案庫藏進行清點并制作移交清冊，并注明移交人、接交人、監交人、移交時間等信息。具體職責為：

（1）負責公司檔案和工程資料的收集、整理、分類、鑒定、保管、統計、立卷歸檔等；

（2）負責檔案管理的各項規章制度和業務標準的制訂；（3）負責檔案提供使用服務；

（4）嚴格執行保密制度，做好檔案密級劃控和守密、解密。

第三節 文件材料的形成和歸檔

第三條 檔案按照記述內容的不同劃分為圖紙類、合同類、實物類、文書類和說明書合格證類；按照文件形式可分為文字記載、圖紙圖表、數據計算、統計表格檔案等；按照載體形態可分為紙質、電子、聲像、實物檔案等。

第四條 歸檔時間和歸檔程序

（一）公司各部門、辦事機構和區域所產生的文書檔案，根據其重要程度及實際需要由其負責人審定后須隨時歸檔。各部門、辦事機構和區域零星文書檔案采取各部門平時累積、每半年一次按照各類檔案的管理細則進行整理并移交檔案室。

（二）項目開發建設工程類檔案由項目負責人審定后，于工程項目竣工后三個月內各項目資料員統一整理后有序歸檔。設備儀器類檔案，在開箱或安裝調試后由購置部門向公司檔案室歸檔。

（三）聲像、實物檔案，在產生后及時歸檔。

（四）凡能電子化的檔案，電子文件必須隨其對應的材料一同歸檔。

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（五）其中公司財務類及人事類檔案由財務部和人力資源部自行組織存檔及保存。第五條 歸檔要求

（一）歸檔的文件、資料必須完整。

（二）歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確，分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯系。

（三）電子檔案實行雙軌制，紙質文件與電子文件同時歸檔，以防電子文件的破壞與丟失，維護檔案的完整與安全。

（四）各類文件歸檔一般一式一份，比較重要的和利用頻繁的要適當增加歸檔份數。

第四節 檔案的利用

第六條 檔案管理員編制檔案檢索工具，根據各類檔案的特點建立相應的檔案數據庫，并進行計算機記錄工作，為利用計算機檢索創造條件。

第七條 檔案管理員須熟悉所保管檔案的情況，主動了解公司各項工作，搞好檔案提供利用。

第五節 檔案保管期限的劃分及鑒定

第九條 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。其中長期為10年以上，短期為3-5年。

第十條 對公司有長遠利用價值的檔案須永久保存。

第十一條 對公司在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。第十二條 凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。

第六節 檔案保密規定

第十三條 檔案級別的劃分：

檔案等級的劃分標準根據檔案文件的性質、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個等級。

等級的劃分：一級為絕密文件；二級為秘密文件；三級為機密文件；四級為普通文件

（一）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料，公司的工藝流程資料和相關圖紙及公司設備圖紙屬非常重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。

（二）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其等級劃分為一級。

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（三）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。此類型文書屬秘密文件，其等級劃分為二級。

（四）本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。屬公司內部重要文件，為機密文件，其等級劃分為三級。

（五）本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。屬于機密文件，其等級劃分為三級。

（六）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等屬于普通文件，其等級劃分為四級。

第十四條 嚴格遵守本規定，做到不該知道的事絕不問，不該說的機密堅決不說，不該看、記的材料不看、不記。

第十五條 接收和移出檔案，必須認真清點、核對交接清單。

第十六條 嚴格執行借閱制度，不任意擴大借閱范圍，對需要出據檔案證明的，要認真核對摘抄內容。

第十七條 整理檔案應在辦公區內進行。不得將檔案帶出辦公區，以防失密或丟失。第十八條 檔案、資料不準隨意銷毀，如需銷毀應先辦理批準手續。

第十九條 公司檔案由專人負責管理，非管理人員不得進入，下班前必須把借閱的檔案資料入庫。

第二十條 發現檔案丟失，損壞要及時報告。

第七節 檔案查閱、借閱規定

第二十一條 借閱檔案要認真執行檔案管理辦法和保密制度的規定，確保公司機密不外泄，檔案借閱期間的保密與安全事宜由借閱人負責。

第二十二條 因工作需要，查閱檔案資料時，必須填寫《檔案借閱申請表》，寫明查閱人身份、查閱目的及查閱文件，方可查閱。查閱重要檔案資料，需經總經理簽字同意后方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十三條 檔案資料一般情況下僅公司內部人員查閱使用。

如外單位、個人查閱檔案，必須經總經理批準，辦理登記手續后，方可在檔案管理人員的監控范圍內查閱。

第二十四條 復印檔案資料需填寫《檔案借閱申請表》，機密檔案資料由總經理簽字同意后方可復印。

第二十五條 檔案資料原則上不予借出，如有特殊情況需攜帶外出時，需填寫《檔

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案借閱申請表》，寫明用意，經借閱人部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后方可外借。機密檔案須經總經理批準后方可外借。

第二十六條 借出檔案應在到期前歸還，如需延長借閱期，應辦理續借手續，到期未還者，檔案管理人員應及時催還，未辦理續借手續而愈期不歸還者，要予以通報批評或追究其相關責任。

第二十七條 借閱檔案的人員，要愛護檔案，不準私自摘錄、翻印和任意轉借，不準圈注和涂改，不準污損和拆卷，嚴禁泄密。如發生上述情況要追究借閱人的責任。

第二十八條 借出的資料，因保管不善損壞或丟失的，由借閱人負責及時追查，重要檔案損壞或丟失要及時匯報公司相關領導，如系人為造成，公司將追究有關人員的責任。

第二十九條 借出的資料使用完畢，要及時歸還檔案室，檔案管理人員對檔案進行詳細檢查，保證資料齊全、完整，并在《檔案借閱申請表》上填寫歸還時間并由借閱人簽字確認，驗收無誤，及時入庫。如發現有涂改、缺頁、損毀、遺失等問題要及時報告。

第八節 檔案室管理規定

第三十條 檔案室實行專人管理，非管理人員未經許可不得入內。第三十八條 檔案室內的檔案柜要統一編號。做到存放有序，查找有據。第二十一條 要愛護檔案，在整理、搬移、上架和提供利用過程中，要輕拿輕放，保持檔案整潔，發現破損時，要及時修補。

第三十二條 要認真落實防火、防盜、防塵、防潮、防強光、防蟲、防鼠、防有害物體等“八防”措施。保持檔案室內清潔，每周至少全面清掃一次。

第三十三條 檔案室內嚴禁煙火，禁止存放與檔案無關的其它物品。

第三十四條 下班前或節假日，要認真檢查，以防事故發生。離開檔案室時，要注意關閉電源、關鎖門窗。

第三十五條 認真辦理檔案入庫和查閱、借閱登記手續。第三十六條 案卷歸還后，及時放回原處。

第三十七條 每年定期對室內檔案進行一次全面檢查，掌握檔案保管情況，為改善管理積累資料。

第九節 檔案銷毀規定

第三十八條 需要銷毀檔案資料時，必須先通過檔案價值鑒定，無保存價值和保管期滿不須繼續保存的檔案，應予以銷毀。

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第三十九條 銷毀時必須填寫《檔案銷毀審批表》，實行兩人監銷制度進行檔案銷毀，經檔案銷毀人簽字、監毀人簽字、檔案主管部門負責人審核、分管領導批準后，進行銷毀。

第四十條 嚴禁將銷毀檔案轉做其它用途。第四十一條 檔案銷毀清冊需歸檔，并長期保存。

第四十二條 本制度自下發之日起執行，解釋權歸公司行政部。

公司檔案分類試行規則

1、圖紙

1.01設備類圖紙 1.02基建類圖紙 1.03其他圖紙

2、合同

2.01銷售類合同 2.02采購類合同 2.03其他

3、實物

3.01獎牌（杯、匾等）3.02證書（資質等）3.03 印章

4、文書類 4.01政府 4.02公司

5、說明書/合格證 5.01 說明書 5.02 合格證 5.03 檢驗報告

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