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檔案管理制度篇一

血站檔案管理制度是為了保證血站的運(yùn)行和服務(wù)質(zhì)量，必須要有相應(yīng)的制度和規(guī)范來管理血站的檔案。在建設(shè)血站的過程中，檔案管理制度是不可或缺的一部分。通過對(duì)血站檔案管理制度的學(xué)習(xí)和掌握，可以更好地規(guī)范血站的運(yùn)營(yíng)，提升服務(wù)質(zhì)量。

第二段：認(rèn)識(shí)血站檔案管理制度

血站檔案管理制度是一項(xiàng)涉及管理、保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等多個(gè)方面的工作，并且需要各項(xiàng)制度之間的配合互動(dòng)。其中，檔案管理要求始終以保密和安全為首要原則，確保相關(guān)檔案不會(huì)被非法獲取、泄露，同時(shí)保護(hù)血站及其工作人員的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密。

第三段：落實(shí)血站檔案管理制度

落實(shí)血站檔案管理制度是血站管理規(guī)范化的重要內(nèi)容，需要嚴(yán)格執(zhí)行。作為血站的工作人員，要時(shí)刻關(guān)注血站檔案的整理、存儲(chǔ)和使用情況，加強(qiáng)對(duì)檔案的分類、歸檔和保管，確保檔案資料保存完整、信息準(zhǔn)確、安全可靠。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)不同的需求設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保血站的檔案信息不會(huì)因?yàn)椴磺‘?dāng)?shù)氖褂枚馐軗p失。

第四段：反思和改進(jìn)

在實(shí)際操作中，我們還需要不斷地反思和改進(jìn)，以更好地落實(shí)血站檔案管理制度，提升管理水平。要經(jīng)常開展內(nèi)部培訓(xùn)和交流，不斷提高檔案管理的專業(yè)性和質(zhì)量，在實(shí)踐中不斷總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)并加以改進(jìn)，確保檔案管理工作的不斷完善。

第五段：結(jié)論

血站檔案管理制度是血站管理的基礎(chǔ)，實(shí)踐證明，嚴(yán)格落實(shí)血站檔案管理制度，可以使血站工作人員有更高的責(zé)任感和使命感，加強(qiáng)工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為社會(huì)公益事業(yè)注入更多的正能量。因此，要積極支持和落實(shí)血站檔案管理制度，讓它成為血站工作的重要依據(jù)和紅色動(dòng)力源泉。

檔案管理制度篇二

1、為了加強(qiáng)理學(xué)會(huì)的自身建設(shè)，保持理學(xué)會(huì)工作的連續(xù)性，有利于校社聯(lián)的指導(dǎo)和檢查，同時(shí)也方便各部門工作，為今后開展工作提供豐富的材料和依據(jù)，特制定本制度。

2、理學(xué)會(huì)各部門要做好檔案收集與整理工作，報(bào)告總結(jié) 指定專人負(fù)責(zé)。明確責(zé)任，加強(qiáng)管理。

3、檔案資料包括的內(nèi)容如下：上級(jí)部門下發(fā)的有關(guān)文件;理學(xué)會(huì)組織的章程制度;理學(xué)會(huì)下發(fā)的文件;理學(xué)會(huì)成員的詳細(xì)檔案，個(gè)人簡(jiǎn)歷和小結(jié);理學(xué)會(huì)各部門的工作計(jì)劃，總結(jié)和重大活動(dòng)的方案(活動(dòng)形式、內(nèi)容、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、效果等);理學(xué)會(huì)各部門的會(huì)議記錄，工作摘要及工作大事記;宣傳板與海報(bào)的底稿或樣式;理學(xué)會(huì)及各部門的公共財(cái)務(wù)登記情況;考勤、考核的有關(guān)材料;兄弟單位或院校的有保存價(jià)值的各種材料;各類活動(dòng)的圖片資料;其他有價(jià)值的資料。

4、各部門須積極配合秘書組關(guān)于檔案管理的工作。

5、理學(xué)會(huì)及各部門檔案資料要系統(tǒng)化、科學(xué)化，定期檢查、整理檔案。各部門個(gè)人查閱理學(xué)會(huì)資料須經(jīng)過秘書組組長(zhǎng)同意。查閱時(shí)不得翻閱與其工作無關(guān)的檔案。保持檔案的真實(shí)性。無特殊情況，檔案不得帶離秘書處，確需帶離須征得秘書組組長(zhǎng)同意，用完歸還。

6、各部門的有關(guān)資料，如計(jì)劃、總結(jié)、活動(dòng)記錄、方案等必須交一份給秘書組存檔。

7、以上規(guī)定自公布之日起施行解釋權(quán)歸秘書組。

檔案管理制度篇三

作為生命之源的血液，在醫(yī)學(xué)上擁有極其重要的地位，而血站則是捐獻(xiàn)和采集血液的重要場(chǎng)所。在血站工作，檔案管理制度是必不可少的一部分。下面，我將分享我在血站檔案管理制度中的心得體會(huì)。

第二段：學(xué)習(xí)與指導(dǎo)的重要性

檔案管理需要遵守規(guī)范的流程，多數(shù)流程復(fù)雜，需要各種有序的手續(xù)。因此，這項(xiàng)工作需要不間斷的學(xué)習(xí)和指導(dǎo)。血站檔案管理制度中的規(guī)范操作流程、檔案的分類、保存、借閱和銷毀等方面都需要嚴(yán)格執(zhí)行。通過學(xué)習(xí)和指導(dǎo)，我能更好的理解每個(gè)流程，更好的掌握檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)。

第三段：責(zé)任心的重要性

檔案管理是一個(gè)很注重責(zé)任心的工作，因?yàn)樯婕暗礁叨葯C(jī)密的信息。因此，證書、授權(quán)、審核都需要授予權(quán)限的人員進(jìn)行審批，以保證檔案保存的安全與可靠。此外，嚴(yán)格對(duì)待征求血漿等過程中出現(xiàn)的漏洞和誤操作也是責(zé)任心的體現(xiàn)。具備責(zé)任心的管理者，對(duì)工作中的每個(gè)環(huán)節(jié)都能夠盡到最大努力。

第四段：準(zhǔn)確記錄與更新檔案的重要性

檔案信息和數(shù)據(jù)是血站管理工作的主要內(nèi)容之一。檔案信息的記錄與更新是血站工作中重要的一部分。應(yīng)當(dāng)確保檔案中的信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定及時(shí)進(jìn)行更新。因此，需要我們細(xì)心對(duì)文檔進(jìn)行認(rèn)真記錄，保證極高的準(zhǔn)確性。同時(shí)，為了能根據(jù)相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，必須要時(shí)刻關(guān)注并更新政策和流程。

第五段：總結(jié)

作為檔案管理的重要組成部分，血站工作中檔案管理制度的不斷完善，對(duì)于保證工作效率有著很重要的意義。學(xué)習(xí)與指導(dǎo)、責(zé)任心、檔案的準(zhǔn)確性和即時(shí)更新都很重要。希望我們能共同遵守規(guī)章，不斷提高工作質(zhì)量，同時(shí)也能讓更多的人受益于我們的工作。

檔案管理制度篇四

1、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案工作有關(guān)文件和基本知識(shí)，努力提高檔案人員自身政治思想素質(zhì)，業(yè)務(wù)素質(zhì)，認(rèn)真接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查，不斷改進(jìn)工作。

2、收集教職員工在教育管理,教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文字,圖表,聲像等不同載體的文件材料。

3、園內(nèi)檔案每月分類放置，每學(xué)期及時(shí)歸檔，每年裝訂成冊(cè);個(gè)人檔案每學(xué)期更新，統(tǒng)計(jì)各類人員信息。

4、做好各類檔案和資料的接收,征集,整理,編目,鑒定,保管,銷毀和統(tǒng)計(jì)工作。

5、管理好檔案，切實(shí)做好防潮、防濕、防蛀、安全工作。

6、嚴(yán)格保守檔案機(jī)密。防止人為散失、泄密和缺損，確保檔案完整、 安全。

7、各種檔案資料每學(xué)期和學(xué)年完后進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編號(hào)入庫(kù)保管。

8、各種檔案資料包括行政管理工作、文化建設(shè)工作、教職工管理工作、教育教學(xué)工作、衛(wèi)生保健工作、財(cái)務(wù)后勤工作、家長(zhǎng)社區(qū)工作、和幼兒綜合情況等需建檔案資料，要求字跡清楚，盡量保留原始狀況。

9、凡入檔資料任何人不得隨意取走和涂改，如需查閱歸檔資料，須經(jīng)園長(zhǎng)批準(zhǔn)。查閱資料只能在檔案室，不能帶走。

檔案管理制度篇五

1、嚴(yán)守黨和國(guó)家有關(guān)保密管理規(guī)定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關(guān)保密的內(nèi)容。

2、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責(zé)任心強(qiáng)的專（兼）職人員進(jìn)行集中管理。

3、嚴(yán)禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閱，必須履行審批手續(xù)。

4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案材料和不需要?dú)w檔的材料，應(yīng)指定專人進(jìn)行銷毀，不得當(dāng)廢紙?zhí)幚怼?/p>

5、檔案工作人員要嚴(yán)守工作崗位，堅(jiān)持下班、外出時(shí)認(rèn)真清理、存放好檔案和關(guān)窗、落鎖制度。

6、檔案人員一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料有丟失情況時(shí)，要及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門報(bào)告，采取措施進(jìn)行查找，并追查責(zé)任。

1、凡學(xué)校工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，均由各部門進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，并按有關(guān)規(guī)定向檔案室移交，任何部門和個(gè)人不得占為己有或擅自處理。

2、學(xué)校檔案室的歸檔時(shí)間：文書、會(huì)計(jì)檔案材料每年五月份進(jìn)行立卷歸檔；教學(xué)、學(xué)籍檔案材料每學(xué)年結(jié)束后立卷歸檔?？萍紮n案、基建、科研檔案和設(shè)備、儀器檔案材料均在工作結(jié)束后和設(shè)備、儀器安裝試用后立卷歸檔。

3、學(xué)校檔案分為永久、30年、10年三個(gè)保管期限。

4、卷內(nèi)文件應(yīng)齊全完整。收文應(yīng)有正文、附件、辦理結(jié)果；發(fā)文應(yīng)有定稿、印本、附件；來往文書應(yīng)有請(qǐng)示、批復(fù)；處分材料應(yīng)有綜合、旁證、個(gè)人交待和處分結(jié)果。

5、卷內(nèi)文件排列要正文在前，附件在后；印本在前、底稿在后；批復(fù)在前，請(qǐng)求在后。各類案卷均要填寫卷內(nèi)目錄。卷內(nèi)文件要編寫張次號(hào)。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質(zhì)優(yōu)良、簽署完備。不準(zhǔn)用鉛筆、園珠筆和復(fù)寫紙書寫，并拆除卷內(nèi)金屬物。

6、案卷裝訂要整齊美觀。標(biāo)題一般應(yīng)有作者、問題、名稱，能反映卷內(nèi)文件內(nèi)容，政治上無誤，文詞上簡(jiǎn)明確切。封面填寫要字跡工整清潔。

7、文件材料歸檔后，檔案人員應(yīng)本著便于保管、方便利用的原則對(duì)案卷進(jìn)行必要的加工整理、編目、登記和統(tǒng)記，做到排列有序，并按年代和保管期限編號(hào)。

8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂并編制目錄。

1、檔案庫(kù)房需保持適宜溫濕度，適時(shí)通風(fēng)降溫。

2、檔案庫(kù)房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險(xiǎn)鎖，庫(kù)房照明必須使用白熾燈。

3、嚴(yán)禁在庫(kù)房吸煙，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品用其他物品。對(duì)庫(kù)內(nèi)照明線路要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)搶修，防止短路引起火災(zāi)。

4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。

5、要堅(jiān)持定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查、清理、核對(duì)工作，如發(fā)現(xiàn)問題，立即向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，對(duì)破損或褪變檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行搶救處理。

6、檔案庫(kù)房要經(jīng)常打掃，保持清潔，嚴(yán)禁將有害物質(zhì)帶入庫(kù)房。

7、檔案室管理人員進(jìn)出檔案室應(yīng)隨手關(guān)門，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得隨意入內(nèi)。

1、積極開展檔案的利用工作，改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，滿足各方面的查檔需求，充分發(fā)揮檔案在社會(huì)主義兩個(gè)文明建設(shè)中的作用。

2、檔案人員要熟悉家底，了解需求，掌握規(guī)律，做到主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確提供利用。

3、本單位工作人員查閱其所屬業(yè)務(wù)檔案，需經(jīng)辦理登記手續(xù)后，方可查閱并有責(zé)任及時(shí)將查閱檔案利用效果反饋給檔案室。

4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，注明查檔內(nèi)容和用途，履行登記手續(xù)，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意的方可查閱。

5、檔案一般不許外借，確因工作需要經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，辦理借閱手續(xù)，方可借出。但必須按期歸還。如超過規(guī)定時(shí)間還需借用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。

6、凡查、借閱者對(duì)所查借閱的檔案材料，應(yīng)確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、涂改、剪頁(yè)、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無損。

7、利用者必須遵守保密規(guī)則，所查、借閱的檔案材料，未經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意，不準(zhǔn)復(fù)制、拍照和對(duì)外公布。凡摘抄的有關(guān)檔案材料，用后一律交檔案室保存。

8、借閱歸還檔案時(shí)，檔案管理人員必須當(dāng)面清點(diǎn)。

9、如遇借閱人員將檔案丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案室，寫出書面材料，利于采取補(bǔ)救措施。

1、學(xué)校檔案室應(yīng)按上級(jí)教育行政部門和檔案管理部門關(guān)于檔案鑒定的規(guī)定，認(rèn)真做好檔案的鑒定工作。

2、失去保存價(jià)值的檔案，可提出銷毀意見，并填寫銷毀清冊(cè)，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和上一級(jí)檔案管理部門審批后方可銷毀。

3、銷毀時(shí)應(yīng)指定二人監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字，方可執(zhí)行銷毀。

4、檔案專（兼）職人員因工作變動(dòng)，需辦移交手續(xù)時(shí)，應(yīng)將全部檔案材料清點(diǎn)后，交予新的負(fù)責(zé)檔案工作的專（兼）職人員。

5、交接檔案材料必須嚴(yán)格履行手續(xù)，有關(guān)人員簽字，并注明交接時(shí)間，案卷數(shù)目等，以備查考。

檔案管理制度篇六

行政事業(yè)單位正處于深化改革、管理轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時(shí)期，對(duì)干部的綜合素質(zhì)和能力提出了更高的要求，行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部的教育培訓(xùn)在事業(yè)單位改革與發(fā)展中作為一項(xiàng)全局性、戰(zhàn)略性的重要工作，具有不可替代的地位和作用。應(yīng)廣大學(xué)員要求，中國(guó)人力資源開發(fā)研究會(huì)培訓(xùn)中心和北京中建啟航教育咨詢有限公司定于20__年9月、10月分別在長(zhǎng)春市、成都市舉辦“機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部績(jī)效工資分配與績(jī)效考核、特殊薪酬激勵(lì)政策及方案設(shè)計(jì)暨崗位設(shè)置專題研修班”。培訓(xùn)旨在通過系統(tǒng)的理論學(xué)習(xí)，針對(duì)性的課堂討論，提升干部的職業(yè)素養(yǎng)、知識(shí)水平和管理能力，切實(shí)加強(qiáng)行政事業(yè)單位人事管理工作。培訓(xùn)班由北京中建啟航教育咨詢有限公司承辦，現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下：

一、培訓(xùn)內(nèi)容

二、主講專家屆時(shí)擬邀請(qǐng)相關(guān)政策部門專家授課;結(jié)合典型案例和實(shí)例分析、經(jīng)驗(yàn)交流等方式進(jìn)行;培訓(xùn)結(jié)束后,統(tǒng)一頒發(fā)中國(guó)人力資源開發(fā)研究會(huì)培訓(xùn)中心“機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部績(jī)效工資分配與績(jī)效考核、特殊薪酬激勵(lì)政策及方案設(shè)計(jì)暨崗位設(shè)置專題研修班”結(jié)業(yè)證書。

三、培訓(xùn)對(duì)象各級(jí)行政事業(yè)單位主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、各教育、科技、衛(wèi)生、文化體育、新聞廣電、住建、交通、財(cái)政、國(guó)土、稅務(wù)、司法、編辦、城管、規(guī)劃、房產(chǎn)、公安、水利、環(huán)保、市場(chǎng)監(jiān)督管理、糧食、農(nóng)牧業(yè)、林業(yè)、水利等行政事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、科研院所、行業(yè)協(xié)(學(xué))會(huì)等相關(guān)事業(yè)單位的負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員。

四、培訓(xùn)費(fèi)用培訓(xùn)費(fèi)2800元/人。(含專家費(fèi)、場(chǎng)地費(fèi)、資料費(fèi)、午餐費(fèi)等)住宿統(tǒng)一安排，費(fèi)用自理。

六、報(bào)名辦法

檔案管理制度篇七

物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，無論是物業(yè)管理還是檔案管理，都在向著現(xiàn)代化的管理目標(biāo)邁進(jìn)，物業(yè)檔案的現(xiàn)代化管理也成為必然趨勢(shì)。

物業(yè)檔案是物業(yè)管理公司在從事物業(yè)管理活動(dòng)時(shí)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著物業(yè)管理的不斷發(fā)展和完善，物業(yè)檔案的種類也在不斷增加。

1、設(shè)立檔案室，采取系統(tǒng)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的先進(jìn)手段，建立相應(yīng)的規(guī)章制度，對(duì)所有檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格管理。

2、資料的收集堅(jiān)持內(nèi)容真實(shí)的原則，根據(jù)實(shí)際資料和信息資料的內(nèi)容，在實(shí)際工作中從需要出發(fā)，擴(kuò)大資料的來源渠道。

收集后的所有信息資料，統(tǒng)一由檔案管理員整理。整理的重點(diǎn)是去偽存真，根據(jù)檔案的來源、信息的內(nèi)容、信息的表現(xiàn)形式等特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，做到條理清晰、分類合理。

范圍分類資料內(nèi)容

業(yè)主資料入住通知書、業(yè)主公約、業(yè)主情況登記表、裝修申請(qǐng)表、房屋交接單

日常管理資料日常工作記錄、各類協(xié)議、各種設(shè)施設(shè)備檔案

1、按照資料本身的內(nèi)在規(guī)律、聯(lián)系進(jìn)行科學(xué)地分類與保存。

2、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)、編號(hào)、造冊(cè)、編輯，分柜保存，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理手段，盡可能的把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存，便于查找和調(diào)用。

3、檔案的出室、入室都有嚴(yán)格的規(guī)定:出室必須由管理處主任同意，經(jīng)登記后方可借出;入室時(shí)，須由專人進(jìn)行檢查，如有破損，立即修復(fù)，并追究有關(guān)人員的責(zé)任。檔案管理人員需及時(shí)收回在外文件，嚴(yán)防文件的流失。

4、檔案的管理環(huán)境做到'三防'，即防火、防潮、防變質(zhì)。

檔案管理制度篇八

為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對(duì)包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過程、環(huán)節(jié)/場(chǎng)所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。

對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。

2范圍

本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過程。規(guī)定了各過程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過程管理體系文件的控制。

本程序包括記錄的填寫、收集、保管、處置等子過程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。

3職責(zé)

3.1各過程管理部門職責(zé)：

3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過程的文件需求。

3.1.2負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。

3.1.3負(fù)責(zé)過程管理文件的(程序、規(guī)定、制度、表格)組織編制。

3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。

3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。

3.2生產(chǎn)部職責(zé)：

3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制。

3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。

3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。

3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。

4程序內(nèi)容

4.1確定文件種類

4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來文件、綜合管理體系文件。

4.1.2外來文件：外來文件系指國(guó)家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)(見法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序);上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法;相關(guān)方的期望和要求。

4.1.3綜合管理體系文件

a.方針、目標(biāo)和指標(biāo);

b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃;

c.控制各業(yè)務(wù)過程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書、表格。

4.1.4資料和記錄

相關(guān)的資料包括但不限于：

a.各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)(如osha 統(tǒng)計(jì)分析數(shù)據(jù));

d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄;

e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告;

f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說明書、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南;

g.?；窇?yīng)建立一欄三卡(職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡)

h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料;

i.供應(yīng)商和承包商檔案;

j.作業(yè)許可證等;

k.其他資料。

4.2提出文件的編制和修改需求

4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。

4.2.2過程負(fù)責(zé)人確定所管理的過程的文件需求。

4.3指定編寫人

4.3.1如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。

4.4進(jìn)行編寫

4.4.1按照體系文件編寫的格式要求進(jìn)行文件編寫。文件格式基本內(nèi)容：

a.目的：明確編制本文件要達(dá)到的目的

b.范圍：本文件使用的范圍，包括活動(dòng)范圍、職能范圍和管理范圍

c.定義：需要對(duì)使用人解釋的術(shù)語(yǔ)或詞匯

d.職責(zé)：本文件中的主要職責(zé)劃分，包括本文件的責(zé)任部門

e.程序/規(guī)定內(nèi)容：針對(duì)各項(xiàng)活動(dòng)提出具體的要求、職責(zé)、時(shí)限

f.相關(guān)文件：編制本文件所依據(jù)的文件或引用的文件

g.相關(guān)記錄：本文件涉及到的文件、表格和記錄

h.修改記錄：本文件每次修改的主要概要的記錄

i.文件概要/流程：規(guī)定類文件的概要及程序文件的流程圖

4.4.2文件的編號(hào)按如下要求：

記錄編號(hào)

文件層別號(hào)

文件類別(aq)

公司代號(hào)jp

其中：序號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，如：01，02，03 ???等;

文件類別為：管理手冊(cè)用01標(biāo)識(shí)，程序文件用02標(biāo)識(shí)，公司級(jí)管理性制度用03標(biāo)識(shí)，部門自有的安全管理制度用部門拼音首字母組合標(biāo)識(shí)，如生產(chǎn)部用qg標(biāo)識(shí)。

例子：

文件編號(hào)：jp-aq-0201《法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理程序》

表格編號(hào)：編號(hào)jpl-aq-0201/01(適用法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和其他要求清單)，其中01表示對(duì)應(yīng)程序的第一張記錄。

所有文件(包括表格)必須有版本標(biāo)識(shí)，如有文件更新，版本隨之更新。

4.5評(píng)審和審批

相關(guān)部門主管審閱會(huì)簽(由部門主管確定會(huì)簽部門的數(shù)量)，并由4.5.2文件批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件進(jìn)行仔細(xì)審核后，如果同意在批準(zhǔn)欄簽字;如果不同意將文件返回文件編寫人(或部門)，待修改完畢后再批準(zhǔn)。

4.5.3文件審批權(quán)限。

a.質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全方針、總目標(biāo)、管理手冊(cè)、管理評(píng)審計(jì)劃及報(bào)告、最高管理層職責(zé)、公司各部門的主要負(fù)責(zé)人職責(zé)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 b.過程管理文件(程序、規(guī)定、制度、表格)由過程負(fù)責(zé)部門主管審核，安全生產(chǎn)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

c.技術(shù)類工藝操作規(guī)程、工藝指標(biāo)等、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)由技質(zhì)部主管審批。 d.各部門內(nèi)部適用的文件由本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

4.6發(fā)放控制

4.6.1生產(chǎn)部發(fā)布綜合管理體系文件, 建立外發(fā)文件清單，該清單內(nèi)容包括：文件名稱、編號(hào)、版本、發(fā)放日期、數(shù)量、發(fā)至、接收人等。該文件清單在修改、增加/刪減文件過程中應(yīng)保持最新狀態(tài)。。

4.6.2各過程負(fù)責(zé)人將所編寫的文件經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，將書面文件及電子版文件一同送交生產(chǎn)部，生產(chǎn)部保存文件原件。

4.6.3各部門需建立《文件控制清單》，在發(fā)布/修改文件的同時(shí)，文件與文件清單保持一致。

4.7使用控制

4.7.1生產(chǎn)部組織負(fù)責(zé)更新管理體系有關(guān)文件，保證體系文件始終保持最新有效狀態(tài);每季度備份一次電子版文件。

4.7.2管理體系相關(guān)的文件必須妥善保存;各部門負(fù)責(zé)保管本部門相關(guān)文件;不得在文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易于識(shí)別和檢索。

4.8文件更新

生產(chǎn)部保存批準(zhǔn)的文件原件。同時(shí)各部門下發(fā)的綜合管理體系受控書面文件應(yīng)立即回收并更新，填寫《文件與回收記錄》，防止作廢文件非預(yù)期使用。

文件更改申請(qǐng)后組織對(duì)文件進(jìn)行編寫并按原文件的審批程序進(jìn)行審批。

4.9安全記錄管理

4.9.1建立記錄清單

安環(huán)部制訂安全記錄臺(tái)帳，使用統(tǒng)一表格。內(nèi)容包括：記錄名稱、保管人、收集方法、保存年限、索引、介質(zhì)、處置、類別等。

4.9.2安全記錄的使用

按規(guī)定的項(xiàng)目填寫，所有記錄應(yīng)及時(shí)、真實(shí)，字跡整潔、清楚，不得隨意涂改，不能使用鉛筆填寫。

4.9.3收 集

定期對(duì)安全記錄進(jìn)行收集并整理記錄，放到指定的地點(diǎn)保存或交檔案室存檔。

4.9.4儲(chǔ)存、保護(hù)

4.9.4.1記錄可以是紙質(zhì)或電子媒體，對(duì)于電子媒體形式的記錄，必須保證所保存的記錄不被非記錄人員或計(jì)算機(jī)病毒干擾，應(yīng)留有備份。

4.9.4.2記錄保存要做到防潮、防火、防蛀蟲鼠害、防止丟失、防磁等，同時(shí)還要做好標(biāo)識(shí)。

4.9.4.3保存期限依據(jù)“安全記錄臺(tái)帳”中保存的期限規(guī)定。

4.9.5處 置

記錄保存人按照“安全記錄臺(tái)帳”中規(guī)定的處置要求在保存期滿后進(jìn)行處置，包括銷毀或歸檔。

5相關(guān)文件

無

6相關(guān)記錄

aq-0202/01文件控制清單

檔案管理制度篇九

為進(jìn)一步推進(jìn)我公司培訓(xùn)檔案管理工作規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，根據(jù)長(zhǎng)治公司要求，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制度。

1.培訓(xùn)檔案分為:教學(xué)檔案、培訓(xùn)檔案及員工一人一檔，各類檔案要分類存放。

2.培訓(xùn)科指定專人負(fù)責(zé)管理檔案，隊(duì)組學(xué)習(xí)培訓(xùn)檔案由隊(duì)組負(fù)責(zé)培訓(xùn)的人員負(fù)責(zé)管理。

3. 培訓(xùn)檔案內(nèi)容

3.1.教學(xué)檔案

(1)上級(jí)頒發(fā)的各類培訓(xùn)教學(xué)文件及培訓(xùn)教材;

(2)各項(xiàng)培訓(xùn)教學(xué)管理制度、教學(xué)計(jì)劃、會(huì)議記錄、教學(xué)調(diào)查表、工作總結(jié)、培訓(xùn)試卷等

3.2.培訓(xùn)檔案

(2)學(xué)員培訓(xùn)檔案(學(xué)員個(gè)人受培訓(xùn)的記錄);

(3)證書及花名冊(cè)。

3.3.員工一人一檔

(1)全體職工個(gè)人培訓(xùn)情況;

(2)學(xué)員個(gè)人培訓(xùn)信息表、身份證復(fù)印件、上崗證復(fù)印件、學(xué)歷職稱復(fù)印件等。

4.各培訓(xùn)人員都要將各種材料及時(shí)上交，歸檔以便保存，凡經(jīng)審核的歸檔材料，任何人不得私自涂改。

5.各期培訓(xùn)學(xué)員培訓(xùn)資料，都要統(tǒng)一存入培訓(xùn)檔案，按明碼順序分類存放，擺放整齊，存放處有防火、防盜、防潮、防塵、防光、防霉、防鼠咬等設(shè)施。

6.因工作需要借用培訓(xùn)人員檔案，應(yīng)履行借閱登記手續(xù)，用后及時(shí)歸還。查閱時(shí)不得污損、卷折，不得在卷內(nèi)畫線、打圈，批注涂改。若需要復(fù)印，請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后復(fù)印。查閱，借閱歸檔材料，須經(jīng)過培訓(xùn)科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，借閱時(shí)間不得超過一周。

7.嚴(yán)格實(shí)行一期一檔制度，建立一期一檔。按期裝訂成冊(cè)，標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，書寫整齊，編好明碼。

8.做好安全保衛(wèi)工作，管理好檔案，培訓(xùn)科各類安全培訓(xùn)檔案必須長(zhǎng)期保存。

檔案管理制度篇十

1. 幼兒園檔案資料實(shí)行分層收集、分類整理，檔案室集中管理制度。

2. 各部門主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)本部門的檔案資料收集、分類、整理，學(xué)期末移交檔案室，由檔案員統(tǒng)一歸類、整理、裝訂，檔案室保存。

3. 園長(zhǎng)負(fù)責(zé)人事檔案、全園性保教資料;業(yè)務(wù)副園長(zhǎng)負(fù)責(zé)教職工隊(duì)伍建設(shè)檔案;保教主任負(fù)責(zé)教師業(yè)務(wù)檔案、教科研工作資料;班長(zhǎng)負(fù)責(zé)各班保教活動(dòng)資料;總務(wù)主任、保健醫(yī)、會(huì)計(jì)等分別負(fù)責(zé)相關(guān)部門檔案資料。

4. 檔案員學(xué)期末負(fù)責(zé)全園檔案的移交登記工作，按時(shí)歸類、整理、裝訂文字檔案，及時(shí)存儲(chǔ)、編輯園內(nèi)各類電子檔案，并裝柜妥善管理。

5. 凡借閱檔案者，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，認(rèn)真履行借閱手續(xù)，檔案員要嚴(yán)格把好保密關(guān)，管理各種檔案資料。

業(yè)務(wù)檔案管理制度

1. 幼兒園為全園教師建立個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，由檔案員統(tǒng)一保管。

2. 業(yè)務(wù)檔案存放能反映教師業(yè)務(wù)水平的有關(guān)資料。包括：教師業(yè)務(wù)檔案登記表、教科研成果論文、教育教學(xué)專題總結(jié)、各種獲獎(jiǎng)作品及榮譽(yù)證書復(fù)印件、年度考核表、優(yōu)秀教案或課例、教育活動(dòng)設(shè)計(jì)等資料。

3. 教師業(yè)務(wù)檔案登記表、年度考核表，一般職員業(yè)務(wù)檔案登記表、年度考核表由副園長(zhǎng)、保教主任填寫;總務(wù)、后勤人員的業(yè)務(wù)檔案、考核表由總務(wù)主任填寫;中層以上干部業(yè)務(wù)檔案、年度考核表由園長(zhǎng)填寫。

4. 教師在學(xué)期末將各種表冊(cè)填寫好，各種資料收集全上交各部門主管領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、填寫后移交檔案員歸檔。

5.借閱其他教師業(yè)務(wù)檔案，須經(jīng)副園長(zhǎng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù);查閱自己業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案員同意，一般情況不帶出檔案室。

檔案管理制度篇十一

檔案工作是公司各項(xiàng)基礎(chǔ)管理工作中的組成部分，是記錄公司歷史和各項(xiàng)工作狀況的一項(xiàng)重要工作，同時(shí)也是公司領(lǐng)導(dǎo)層、管理層、技術(shù)人員以及廣大員工在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的勞動(dòng)結(jié)晶，故為維護(hù)檔案的完整與安全，更好的為公司各類經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供參考利用，各系統(tǒng)檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部檔案。

檔案人員應(yīng)根據(jù)自己的崗位職責(zé)，行使職權(quán)，承擔(dān)責(zé)任，各部門要積極配合檔案人員將形成的各種文件材料、圖表、聲像歷史真跡等材料進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管，并按照要求進(jìn)行規(guī)范化整理并定期向檔案室移交。確保文件材料的齊全完整，質(zhì)量符合歸檔要求。切實(shí)做到檔案管理工作的嚴(yán)、細(xì)、實(shí)、快。

各系統(tǒng)要形成各自的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，認(rèn)真執(zhí)行公司檔案管理的各項(xiàng)方針、政策，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，不斷提高專業(yè)技術(shù)水平，且應(yīng)保持工作的相對(duì)穩(wěn)定，避免輕易調(diào)動(dòng)。

一、檔案的管理

公司各類檔案由行政部負(fù)責(zé)管理，各部門持有檔案的應(yīng)及時(shí)交予行政部進(jìn)行保管。其他部門需要使用檔案時(shí)應(yīng)填寫《檔案借閱簿》，從行政部借取。

二、分類方法

公司檔案分設(shè)五個(gè)一級(jí)類目，即行政管理類（包括行政事務(wù)和人事管理）、經(jīng)營(yíng)管理類（包括公司資質(zhì)和各類合同等）、基本建設(shè)類（包括工程資料、圖紙等）、財(cái)務(wù)檔案類（包括憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等）及特殊載體類（包括聲像、影像資料等）。公司運(yùn)轉(zhuǎn)過程中較特殊的單位，有些檔案難以歸入上述類別時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況增設(shè)一級(jí)類目。

三、歸檔的要求

不同載體的歸檔材料必須齊全完整，能準(zhǔn)確地反映公司及各單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中的各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。

歸檔的文件材料必須是辦理完畢且具有保存價(jià)值的，在保持文件的有機(jī)聯(lián)系原則上，層次分明，符合形成規(guī)律，科學(xué)地分類。

歸檔的文件材料除電腦打印外，一律不準(zhǔn)用非耐久性材料（鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水、紅色筆）書寫或簽發(fā)，可用黑色中性筆或藍(lán)黑、黑墨水筆書寫。

各系統(tǒng)、中心、室每季度末將各類檔案歸檔文件目錄（或查閱目錄）報(bào)公司檔案室進(jìn)行備案。

四、歸檔形式及份數(shù) 永久和長(zhǎng)期保存的文件，必須打印紙版歸檔。歸檔的各類文件材料，一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料可適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。

五、整理

檔案的整理工作就是把尚處于相對(duì)零散狀態(tài)和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行分類、排列、組合和編目，使之保持有機(jī)聯(lián)系、系統(tǒng)化、條理化，便于保管和利用。

六、檔案的存放管理

為了做好檔案資料管理工作，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命，確保檔案的安全，特做如下具體要求：

（5）要注意檔案利用過程中的安全防護(hù)；

七、檔案的安全保密

為確保公司機(jī)密檔案的安全，不發(fā)生泄露、遺失等現(xiàn)象，各級(jí)人員要嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度。

公司重要工作會(huì)議記錄，因工作需要查閱時(shí)需經(jīng)檔案主管部門審批，任何人不得泄漏全文記錄內(nèi)容。如未經(jīng)審批泄漏會(huì)議內(nèi)容，根據(jù)情節(jié)的嚴(yán)重給予責(zé)任人經(jīng)濟(jì)處罰，主管領(lǐng)導(dǎo)連帶。

任何人不得擅自將檔案帶出辦公室或與閱讀范圍以外的人共看，如被發(fā)現(xiàn)給予責(zé)任人經(jīng)濟(jì)處罰。

任何人不得隨意涂改檔案，非經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，不得私自銷毀，如未經(jīng)批準(zhǔn)銷毀而擅自銷毀檔案根據(jù)銷毀檔案的重要程度對(duì)責(zé)任人給予經(jīng)濟(jì)處罰，主管領(lǐng)導(dǎo)連帶。

使用的各種檢索工具、統(tǒng)計(jì)表不得隨意拋棄，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意登記統(tǒng)一處理。取送檔案文件時(shí)須用文件夾或提包，絕不允許隨身攜帶。

檔案員要嚴(yán)肅工作態(tài)度，確保檔案機(jī)密，不得隨意失密、泄密或丟失、損毀檔案。凡因工作疏忽，泄露機(jī)密或遺失機(jī)密材料者，視情節(jié)輕重，給予經(jīng)濟(jì)處罰。銷毀涉密文件時(shí)，必須登記造冊(cè)，嚴(yán)格審批，派專人（兩人以上）監(jiān)銷。

八、檔案的利用

利用范圍：各單位檔案室保存的各類檔案。

凡利用檔案者，需嚴(yán)格按照規(guī)定辦理利用手續(xù)并認(rèn)真填寫《檔案借閱登記表》，密級(jí)或者是重要檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。公司以外的人員利用檔案，還需持所在單位正式介紹信，經(jīng)有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。

利用有密級(jí)和重要的檔案時(shí)，按《檔案保密制度》履行批準(zhǔn)手續(xù)。

利用者查閱檔案時(shí)，要在檔案管理人員指定的范圍之內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案攜帶出外或隨意污損、涂改、勾劃任何文件材料，以確保檔案的完整無損和如數(shù)、按期歸還。

利用者要自覺遵守保密制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、抽取、復(fù)制、抄錄或拍照檔案。如需復(fù)制，須經(jīng)檔案管理人員同意，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

根據(jù)利用者的申請(qǐng)，檔案室可為其出據(jù)書面證明材料。開證明時(shí)，檔案管理人員要以引述檔案原文為主，證明某種事實(shí)在檔案中的記載情況，不得擅自對(duì)材料進(jìn)行解釋或做出結(jié)論。

利用工作結(jié)束后，利用者需按照檔案管理人員的要求認(rèn)真填寫檔案借（查）閱登記表。借閱者要做到愛護(hù)案卷，用完后及時(shí)歸還案卷，如借閱時(shí)間超過兩周者，需到檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。

檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)地做好檔案利用工作。要以良好的工作態(tài)度熟悉所藏檔案的情況，以良好的服務(wù)態(tài)度，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案；對(duì)借閱和歸還的檔案要認(rèn)真清點(diǎn)、核對(duì)并辦理相關(guān)手續(xù)；要及時(shí)收集記錄利用效果，聽取利用者的意見，主動(dòng)了解各項(xiàng)工作對(duì)檔案利用的需要，積極做好提供利用工作。

以上借閱制度，必須嚴(yán)格執(zhí)行，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失、泄密者，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重給予100－5000元的處罰。

九、檔案的復(fù)制

為了保證檔案室集中管理檔案的安全性，同時(shí)保證不受損壞，特對(duì)檔案的復(fù)制做如下要求：

復(fù)制者進(jìn)行檔案的復(fù)制必須認(rèn)真登記（檔案查（借）閱登記表）填寫復(fù)制的要求、目的，事后反饋利用效果。

密級(jí)及重要檔案的復(fù)制，必須經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則不予復(fù)制。復(fù)制時(shí)對(duì)原件不得涂改、圈劃、折疊及損壞，以保證檔案的原貌。

公司以外的人員要復(fù)制檔案室保管的檔案，需持所在單位介紹信并經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

公司重要會(huì)議記錄及本公司經(jīng)濟(jì)效益的檔案原則上不得復(fù)制，特殊情況報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。

檔案管理制度篇十二

第一條設(shè)立專門的檔案庫(kù)房或檔案柜對(duì)檔案進(jìn)行存放、保管，并指派專人負(fù)責(zé)，做到“專人專柜”的.管理。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保守檔案機(jī)密，任何人不得擅自進(jìn)入檔案室，以保證維護(hù)檔案的完整性和安全性。

第二條檔案室配備檔案柜或密集架，檔案上架排列應(yīng)科學(xué)合理，便于查找。在排列上架時(shí)，應(yīng)按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便于管理和查找。

第三條對(duì)照片、光盤、u盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號(hào)盒存放在防磁柜。

第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。

第五條檔案室在接收同級(jí)別人事檔案托管機(jī)構(gòu)或企業(yè)移交的檔案后，應(yīng)對(duì)移交檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查，確保后續(xù)托管業(yè)務(wù)能順利開展。

第六條確定接收的移交檔案要辦理托管協(xié)議，做好編目工作，并及時(shí)入庫(kù)并及時(shí)完成檔案匯總統(tǒng)計(jì)、登記電子檔工作。

第七條各類外借檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，在歸還時(shí)要核對(duì)是否有遺漏或損害，及時(shí)放回原處。

第八條定期對(duì)庫(kù)房檔案進(jìn)行清理、核對(duì)工作，做到帳物相符。對(duì)破損、載體變質(zhì)的檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。

檔案管理制度篇十三

第一條為了加強(qiáng)電子文件的存儲(chǔ)管理，保障電子檔案的安全保管，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《電子文件存儲(chǔ)與管理規(guī)范》〔gb/t18894-20xx〕、《重慶市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》和有關(guān)法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行政規(guī)章，結(jié)合重慶市實(shí)際制訂本制度。

第二條本制度參照重慶市電子檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

第三條本制度以維護(hù)電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性為原則，保證電子檔案的安全性和可利用性。

第四條基本術(shù)語(yǔ)解釋

（一）電子文件是指法人、其他組織和個(gè)人在公務(wù)活動(dòng)中形成的數(shù)字形態(tài)記錄。它是通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作、傳輸、存儲(chǔ)和利用的文件，用數(shù)字(比特)形態(tài)表現(xiàn)，通過編碼和解碼來輸入和輸出。

（二）電子檔案是指利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成，經(jīng)鑒定具有保存和利用價(jià)值，按照有關(guān)電子文件存儲(chǔ)管理規(guī)定處理并且已經(jīng)存儲(chǔ)的電子文件。

第五條電子文件具有對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性、非人工直接識(shí)讀性、復(fù)制傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內(nèi)容的易改性、載體的不穩(wěn)定性等特性，并且對(duì)于不同信息類型的電子文件，由于其技術(shù)特點(diǎn)不同，存儲(chǔ)載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、算法也不同，所以電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)根據(jù)電子文件的`特點(diǎn)分別采取措施保證其原始性、真實(shí)性、完整性：

（一）字處理文件

1、txt文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、xml文檔可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、對(duì)于其它類型的文檔，如果無法轉(zhuǎn)換為xml或txt格式，則應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（二）圖像文件

1、tiff格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

2、jpeg格式圖片可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

3、其它格式圖片應(yīng)轉(zhuǎn)換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數(shù)的要作說明。

4、對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的圖片應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

5、由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對(duì)于普通紙質(zhì)檔案來說光學(xué)分辨率不低于200dpi，對(duì)于照片檔案來說分辨率不得低于600dpi。

6、由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對(duì)于16mm膠片來說分辨率不低于200dpi，對(duì)于35mm膠片來說分辨率不低于600dpi。

（三）圖形文件

1、圖形文件的存儲(chǔ)要求參見圖像文件的存儲(chǔ)要求。

2、存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)注意其設(shè)備依賴性、易修改性等問題，對(duì)相關(guān)軟件及各種數(shù)據(jù)信息應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（四）影像文件

1、mpeg格式、比特率4mb/s以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的影像文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件、壓縮算法和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（五）聲音文件

1、wav格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、mp3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的聲音文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（六）多媒體文件

1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、多媒體文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息及相關(guān)參數(shù)應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（七）數(shù)據(jù)庫(kù)文件

1、數(shù)據(jù)庫(kù)文件dbf格式可以作為電子文件直接存儲(chǔ)。

2、對(duì)于無法轉(zhuǎn)換格式的數(shù)據(jù)庫(kù)文件應(yīng)按原格式存放并將有關(guān)的軟件和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息一并存儲(chǔ)。

（八）超文本文件

1、超文本文件包含的信息較多，存儲(chǔ)時(shí)注意數(shù)據(jù)的完整性。

2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

3、超文本文件依賴的計(jì)算機(jī)軟硬件信息應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（九）計(jì)算機(jī)程序

1、計(jì)算機(jī)程序可以作為電子檔案直接存儲(chǔ)。

2、計(jì)算機(jī)程序依賴的軟、硬件平臺(tái)說明應(yīng)一并存儲(chǔ)。

（十）數(shù)據(jù)文件

1、數(shù)據(jù)文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲(chǔ)辦法參考以上各類型的存儲(chǔ)辦法。

2、數(shù)據(jù)文件應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)來源進(jìn)行說明并一同存儲(chǔ)。

第六條對(duì)電子檔案的說明性文檔一律用txt文檔編寫。

第七條在符合軟、硬件平臺(tái)條件下，應(yīng)保證電子檔案能正常被計(jì)算機(jī)所識(shí)別、運(yùn)行，并能準(zhǔn)確輸出。

第八條電子檔案中涉及的口令、密匙、權(quán)限管理說明等應(yīng)同電子檔案一并存儲(chǔ)。

第九條保存與紙質(zhì)等檔案內(nèi)容相同的電子檔案時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間互相建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

第十條用掃描儀、視頻壓縮卡等設(shè)備獲得的電子檔案，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并存儲(chǔ)。

第十一條計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中設(shè)計(jì)的各類參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子檔案一同存儲(chǔ)。

第十二條電子檔案應(yīng)該拷貝到耐久性的載體上，一式3套，一套封存（a），一套供查閱利用（b），一套異地保存（c）。對(duì)于加密的電子文件，則應(yīng)在解密后再完成上述工作。

第十三條在相同條件下，電子檔案的存儲(chǔ)載體的選擇應(yīng)優(yōu)先考慮可靠性和先進(jìn)性。本標(biāo)準(zhǔn)推薦的存儲(chǔ)載體是：只讀光盤、磁帶等。禁止使用軟磁盤作為電子檔案的長(zhǎng)期保存載體。

第十四條對(duì)于具有穩(wěn)定可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的單位具體要求：

1、電子檔案應(yīng)存放于指定的計(jì)算機(jī)服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取磁盤鏡像、雙機(jī)容錯(cuò)等備份措施。

2、內(nèi)部局域網(wǎng)要有可靠的安全防范措施和管理制度，系統(tǒng)設(shè)備更新時(shí)必須制定嚴(yán)格的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換辦法，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤并能在新系統(tǒng)中運(yùn)行。

第十五條電子檔案的保管要求除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案的一般要求外，還應(yīng)符合下列條件：

1、存儲(chǔ)載體應(yīng)作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，作到防塵、防變形，避免陽(yáng)光直接照射。

2、環(huán)境溫度選定范圍：17---20℃，相對(duì)濕度選定范圍：35%--45%。

3、存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離，遠(yuǎn)離熱源。

第十六條電子文件存儲(chǔ)時(shí)必須檢查病毒及其他危害計(jì)算機(jī)的隱患，對(duì)于不能清除隱患的電子文件不得存儲(chǔ)。

第十七條存儲(chǔ)電子檔案的光盤應(yīng)放入盒中存放，a、b兩套電子檔案應(yīng)分開保管。

第十八條電子檔案的有效性保證：

（一）隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備的更新發(fā)展，存儲(chǔ)載體或電子檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)兼容性問題。

1、存儲(chǔ)載體出現(xiàn)兼容性問題時(shí)應(yīng)更換先進(jìn)、可靠的存儲(chǔ)載體進(jìn)行復(fù)制。

2、電子檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)兼容性問題時(shí)應(yīng)對(duì)電子檔案進(jìn)行升級(jí)轉(zhuǎn)換并進(jìn)行復(fù)制。

3、復(fù)制后舊版存儲(chǔ)載體應(yīng)至少保留四年。

（二）刻錄光盤時(shí)采用整盤刻錄（disk-at-oncerecording）方式，不得使用多段刻錄（multiseionrecording）等方式。推薦使用的刻錄軟件為：neroburning６、winoncd６以上版本。

（三）對(duì)磁性載體每2年、光盤每4年進(jìn)行一次有效性、安全性檢查，對(duì)存儲(chǔ)載體的壽命、存儲(chǔ)載體的兼容性、電子檔案的兼容性等問題進(jìn)行抽查，抽檢率不得低于30%，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)補(bǔ)救。

（四）存儲(chǔ)在磁帶上的電子檔案，每年應(yīng)倒帶一次，五年轉(zhuǎn)存一次。

（五）檢查、拷貝、轉(zhuǎn)換等情況要做好登記。